Office 365で社内wikiを作るには？SharePoint・Teams・OneNoteの違いを比較
社内の手順やノウハウがチャットや共有フォルダに散らばり、同じ質問への対応に追われていませんか？
Office 365の契約内容によっては、すでに使っているツールで社内wikiを作れます。
全社向けの情報公開にはSharePoint、チームのメモ共有にはOneNoteが便利です。
Teamsを使えば、普段のチャット画面から社内wikiへアクセスできます。
本記事では、3つのツールの違いや具体的な作り方、公開後の更新方法を解説します。
社内ポータルに組み込む方法や外注の判断基準も紹介するので、自社でどこまで対応するかを検討する際にお役立てください。
Microsoft 365（Office 365）で社内wikiは作れる？
SharePointやOneNoteを使えば、業務の知識をまとめて共有する仕組みを作れます。
一部のOffice 365プランはMicrosoft 365へ名称が変わりましたが、Office 365 E1・E3・E5などの名称も残っています。
ここで主に取り上げるのは、法人向けのSharePoint Onlineで作る方法です。
まずは社内wikiで解決できる課題と、掲載する情報、導入前に確認したい条件を整理しましょう。
社内wikiの役割とチャット・共有フォルダとの違い
社内wikiは、業務の手順や判断基準を記事にまとめ、社員が必要なときに参照できる情報共有の場所です。
チャットは相談や連絡に便利ですが、投稿が増えると過去の回答が埋もれ、最新の手順を探す手間がかかります。
共有フォルダは文書の保管に便利ですが、関連する資料をそれぞれ探す手間がかかる場合もあるでしょう。
社内wikiなら、見出しに沿って手順を読み、関連ページへのリンクから補足情報も確認できます。
たとえば、相談はTeams、確定した手順は社内wiki、元の資料は文書ライブラリに分けて管理するとよいでしょう。
社内wikiで共有できる情報と活用シーン
掲載する内容は、総務の申請手順、人事制度、経費精算の方法、パソコンの設定方法など、繰り返し質問されるものから選ぶとよいでしょう。
営業の提案ノウハウや、トラブル対応の記録を共有する場としても便利です。
たとえば入社時の案内ページに、必要な申請の一覧と各マニュアルへのリンクをまとめれば、新入社員が順番に確認できます。
ただし、すべての資料を一度に移す必要はありません。
問い合わせの多い業務を優先し、個人情報や機密情報は閲覧者を絞るなど、内容に応じて掲載場所と公開範囲を決めることが大切です。
利用に必要な契約・権限と追加費用の確認
最初に、契約プランにSharePoint Onlineが含まれ、利用者に必要なライセンスが割り当てられているかを管理者へ確認しましょう。
たとえばMicrosoft 365 Apps for business単体にはSharePoint Onlineが含まれないので、別途契約が必要です。
Teamsの有無も契約によって異なります。
あわせて、サイトの作成やページ編集を担当する人も決めましょう。
標準機能で足りるなら追加のツール購入を避けられますが、容量の追加や独自機能の開発、制作会社への依頼は別途費用がかかります。
利用料と構築・運用の費用を分けて確認してください。
Microsoft 365（Office 365）で社内wikiを作る3つのメリット
必要なサービスを契約済みなら、新しいツールを増やさずに知識を共有しやすくなります。
Microsoft 365（Office 365）で社内wikiを作るメリットは、主に次の3つです。
- 契約中のツールを活用して導入コストを抑えられる
- 業務の属人化を防ぎ、引き継ぎや教育に役立つ
- Teamsなどと連携して情報を確認しやすくなる
ここでは、上記3つのメリットについて解説します。
契約中のツールを活用して導入コストを抑えられる
利用者にSharePoint Onlineのライセンスと必要な権限があれば、標準機能で社内wikiを作れます。
新たに別のwikiサービスを契約するよりも、追加の利用料やアカウント管理の手間を抑えられます。
既存の社員アカウントでアクセスできるので、利用者への案内も進めやすいでしょう。
ただし、契約済みだから構築まで無料になるわけではありません。
情報の整理、ページ制作、権限の確認には作業時間が必要です。
まずは少数のFAQやマニュアルで試し、管理や更新にどの程度の時間がかかるかを確認してから、全社への公開を検討しましょう。
業務の属人化を防ぎ、引き継ぎや教育に役立つ
担当者だけが知っている作業手順を文章や画像で残すと、ほかの社員も同じ情報を参照して業務を進められるため、業務効率化にもつながります。
異動や退職の際も、口頭での説明に加えて、まとめた手順を使って業務を引き継げます。
新人教育では、基本手順を読んでもらってから、不明な箇所を説明する進め方が考えられます。
作業の目的、具体的な手順、例外時の対応、問い合わせ先をそろえて記載するのがコツです。
資料を置くだけでは、手順や判断の理由が十分に伝わらない場合もあります。
実際に作業する社員に読んでもらい、説明が足りない部分を補いながら、初めて担当する人にも分かる内容に整えましょう。
Teamsなどと連携して情報を確認しやすくなる
公開済みのSharePointページをTeamsのチャネルにタブとして追加すれば、社員が普段使う画面から手順やFAQを開けます。
チャットで質問を受けた際も、回答と一緒に該当ページのリンクを案内すると、次回から自分で調べてもらいやすくなるでしょう。
手順の本文を一つのページで管理し、チャットではそのリンクを案内すれば、変更時に複数の資料を修正する手間を減らせます。
ただし、Teamsにタブを追加しても、リンク先の閲覧権限は変わりません。
タブの追加に必要な権限をサイト所有者へ確認し、チームのメンバーがリンク先も開けるかをテストしてください。
社内wikiに使える3つのツールを比較
社内wikiの作成や活用に使えるツールは、主に次の3つです。
- SharePoint：全社向けのマニュアルやFAQを整理・公開する
- OneNote：チームのノウハウやメモを蓄積・共有する
- Teams：普段使う画面から社内wikiへアクセスする
各ツールの主な用途や特徴を、以下の比較表にまとめました。
| 比較項目 | SharePoint | OneNote | Teams |
| 主な役割 | 全社向けの情報を整理・公開 | チームの知識やメモを蓄積 | 会話と情報へのアクセスの入口 |
| 情報のまとめ方 | ページ、メニュー、文書ライブラリ | ノートブック、セクション、ページ | チャネルのタブや投稿のリンク |
| 向いている情報 | 規程、正式な手順、全社FAQ | 対応事例、会議メモ、現場のノウハウ | 更新の通知、関連ページへの案内 |
| 公開範囲の考え方 | サイトなどの権限で管理 | 基本的にノートブック単位で共有し、保存先の権限も確認 | タブの追加だけでは参照先の権限は変わらない |
| 導入時の注意 | 分類と更新体制の設計が必要 | ページの増加と共有範囲に注意 | 旧Wikiは廃止済み、保存先は別途用意 |
表の内容は一般的な使い方の目安です。利用できる機能や公開範囲は、契約プランや管理者の設定によって異なるため、導入前に自社の環境で確認してください。
ここでは、3つのツールの違いや、用途に応じた使い分けについて詳しく解説します。
SharePoint｜全社向けの情報を整理・公開したい場合
SharePointは規程、申請方法、部門別マニュアルなど、多くの社員へ継続して案内する情報に適したツールです。
モダンページに本文や画像を配置し、関連資料へのリンクを付ければ、手順を読みながら必要な資料を開けます。
社内ポータルのメニューに組み込めば、全社のお知らせと業務情報を同じサイトから探せるでしょう。
ただし、ページを増やすだけでは、必要な情報が埋もれる場合もあります。
カテゴリやページ名をそろえ、更新を担当する人も決めることが大切です。
複数の部門で使う場合は、どの情報をどこに載せるか、最初に決めておきましょう。
SharePointの基本機能や用語については、「SharePoint（シェアポイント）とは？使い方や基本機能を初心者向けにわかりやすく解説！」という記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
OneNote｜チームのノウハウを手軽に蓄積したい場合
会議で得た気づきや対応のコツなど、まだ整理しきれていない知識を書き留める用途に適しています。
ノートブックをセクションとページに分け、文章に画像や資料も添えられるので、小さなチームでも使い始めやすいでしょう。
たとえば営業部なら、商談の準備事項や提案事例、失注時の振り返りをまとめて共有できます。
ただし、自由に書ける分、似たページが増えやすくなります。
ページ名や記載項目をそろえ、全社向けの手順として確定した内容はSharePointにまとめるなど、メモと正式な情報を使い分けてください。
Teams｜日常業務から社内wikiへアクセスする入口
日々の連絡で使うチャネルにSharePointやOneNoteのタブを追加すると、会話の途中でも関連する手順やメモを開けます。
社内wikiの内容はSharePointやOneNoteにまとめ、Teamsから開いて確認する形で活用します。
部門のチャネルには業務マニュアル、全社の案内用チャネルには共通FAQなど、利用者に合う入口を用意しましょう。
投稿のたびに資料を添付すると、複数のコピーが残り、どれを修正すべきか分かりにくくなります。
Teamsでは元のページへのリンクと変更内容を知らせ、最新版を確認する場所をそろえましょう。
TeamsのWiki廃止とSharePointのクラシック・モダンの違いを整理
古い解説記事には、現在の画面では使えないWiki機能や作成方法が載っている場合があります。
Teamsの旧WikiとSharePointのクラシックWikiは別の機能なので、混同しないことが大切です。
これから使う機能と、以前のデータを移す際の注意点を確認しましょう。
Teamsの旧Wiki廃止と既存データの確認
Teamsの旧Wikiは廃止済みです。
Microsoftの案内では、通常の商用環境で2024年2月からWikiタブとアプリへのアクセスやエクスポートが終了しています。
現在、新しく社内wikiを作る際に、この旧Wiki機能は使えません。
過去に使っていた企業は、対象チャネルに対応するSharePointサイトのサイトコンテンツから、Teams Wiki Dataに旧データが残っているかを確認しましょう。
該当チャネルのフォルダに残っていれば、MHT形式のファイルと画像をダウンロードできます。
保存状況は環境ごとに異なるので、見つからない場合は管理者へ調査を依頼してください。
TeamsのWikiの代替機能と移行時の注意点
チームで共同編集するメモはOneNoteにまとめ、正式なマニュアルはSharePointのモダンページに掲載するとよいでしょう。
以前は標準チャネルのWikiをOneNoteへ書き出せましたが、この機能は終了しています。
まずは移行済みのノートブックを探し、見つからなければ、旧Wikiのファイルが残っているか管理者と確認しましょう。
移行の際は、本文だけでなく、画像の表示、リンク先、公開範囲も確認が必要です。
プライベートチャネルには従来も同じ移行機能がなかったので、チャネルの種類と保存状況を分けて確認してください。
SharePointのクラシックWikiとモダンページの違い
SharePointのクラシックWikiは旧来のページ形式で、現在のモダンページとは編集画面や配置できる部品が異なります。
モダンページはテキストや画像などの部品を組み合わせて作り、画面の大きさに応じた表示にも対応しています。
ただし、クラシックWikiと同じ機能を備える後継のWikiページがあるわけではありません。
新しく作る場合は、モダンページに手順やFAQを書き、メニューやリンクで関連する情報をまとめる方法があります。
古いWikiの操作説明を参考にする前に、対象ページがクラシック形式かモダン形式かを確かめましょう。
既存のWikiをモダンページへ移行する際の確認事項
まず、既存ページの一覧を作り、「内容をそのまま移す」「内容を修正して移す」「移行しない」の3つに分けましょう。
すべてをそのまま移すと、古い手順や重複した説明まで新しいサイトに残ってしまいます。
残すページについては、画像や添付資料、ページ間リンク、独自の部品、閲覧権限を確認してください。
標準の編集画面では直接変換できないので、ページを作り直すか、技術者に変換処理を依頼する方法を検討しましょう。
まずは数ページを移し、表示や操作に問題がないかを確かめてから、残りのページを移すとよいでしょう。
旧URLを参照する社内資料やTeamsのリンクも忘れずに更新します。
SharePointで社内wikiを作る手順｜作り方を5ステップで解説
先に情報の置き方を決めてから画面を作ると、公開後の作り直しを減らせます。
基本の流れは次の5ステップです。
- 目的・利用者・掲載する情報を決める
- SharePointを開き、サイトを作成する
- モダンページに本文・画像・リンクを追加する
- カテゴリ・メニュー・トップページを整える
- 閲覧・編集権限を設定し、公開する
ここでは、上記5つのステップについて詳しく解説します。
なお、社内wikiを使いやすくするには、ページを作るだけでなく、情報の分類やメニュー、閲覧・編集権限まで整えることが大切です。
自社での設計や構築が難しい場合は、SharePointに詳しい専門家へ相談するのも一つの方法です。
私たち株式会社BITSCRATCHでは、SharePoint Onlineを活用した社内ポータルサイトの構築を支援しています。
エンジニアとデザイナー、Web解析担当が連携し、社員が情報を探しやすく、担当者が更新しやすい構成をご提案します。
社内wikiの情報整理や社内ポータルへの組み込みにお悩みの方は、まずは無料のサービス資料をご覧いただくか、お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。
1）目的・利用者・掲載する情報を決める
問い合わせを減らしたい、引き継ぎを楽にしたいなど、最初に解決したい課題を一つ決めましょう。
次に、全社員向けか、新入社員や特定部署向けかを決めます。
対象が決まると、必要な情報と見せ方を考えやすくなります。
たとえば総務への質問を減らしたい場合は、経費精算や証明書の発行など、問い合わせの多い手続きの案内を優先して掲載するとよいでしょう。
各ページを誰が読み、どの部署がどのくらいの頻度で更新するかまで決めておくと、公開後の管理に役立ちます。
セキュリティの観点から、機密情報や個人情報は共通ページに混ぜず、必要な社員だけが閲覧する場所を別に用意してください。
掲載する情報の選び方に迷ったら、「社内ポータルに最優先で掲載すべきコンテンツ例7選 | 失敗しない選び方も解説」という記事も参考にしてください。
2）SharePointを開き、サイトを作成する
Microsoft 365へ職場のアカウントでサインインし、SharePointを開きます。
新しい画面では、アプリバーの「Build」から「Site」を選びます。
従来の画面では、「サイトの作成」を選んで進めてください。
表示名や操作手順は、更新状況や組織の設定によって異なる場合もあるので、自社の画面に合わせて進めてください。
全社への情報発信が中心ならコミュニケーションサイト、チームでの共同作業が中心ならチームサイトが向いています。
テンプレートを選び、サイト名や説明などを設定して作成します。
作成できない場合は管理者へ確認してください。
既存ポータルへのページ追加で足りるか、新しいサイトが必要かも、先に相談しておきましょう。
3）モダンページに本文・画像・リンクを追加する
対象サイトで「新規」から「ページ」を選び、用途に合うテンプレートか空白のページを開きます。
タイトルを入力したら、テキスト、画像、クイックリンクなどのWebパーツを追加しましょう。
Webパーツとは、本文やリンクを表示する画面の部品です。
マニュアルなら、対象者、準備するもの、手順、困ったときの連絡先の順に並べると読み進めやすくなります。
画像には操作内容の説明を添え、資料は元のファイルへのリンクで案内してください。
下書きを保存して編集権限のある関係者に確認してもらい、説明の抜けや古い手順を修正してから公開します。
4）カテゴリ・メニュー・トップページを整える
たとえば経費精算の手順なら、社員がどのメニューから探すかを考えて掲載場所を決めましょう。
人事、総務、情報システムなどの部署別に情報を分けるだけでなく、「入社時の手続き」「各種申請」など、目的に応じて探せるメニューも用意すると便利です。
トップページには利用頻度の高い手順と、各カテゴリへのリンクを配置します。
すべての記事を並べるより、よく使う情報に絞って掲載するほうが、必要な記事を選びやすくなります。
記事には関連するFAQや申請書へのリンクを付け、読んだ後に手続きを進められるようにします。
公開前にほかの部署の社員にも探してもらい、分類名が分かりやすく、リンクも見つけやすいかを確かめてください。
トップページの見せ方や配色、文字の整え方は、「見やすい社内ポータルサイトのデザインとは？｜8つのポイントと事例も紹介【2026年最新】」という記事で詳しく紹介しているので、あわせてご覧ください。
5）閲覧・編集権限を設定し、公開する
コミュニケーションサイトでは、所有者、編集するメンバー、閲覧する訪問者を分けて設定します。
全社員が読む場合も、全社員を編集者にする必要はありません。
Microsoft 365グループやTeamsとつながるチームサイトは、原則としてグループやTeams側でメンバーを管理しましょう。
一般社員と同じ権限で、本文とリンク先の資料が開けるかを確認してください。
下書きの保存だけでは、一般の閲覧者向けの公開にはなりません。
承認が必要な環境では、担当者の承認を得てから公開します。
公開後は、Teamsなどでページの開き方や修正依頼の連絡先を案内しましょう。
OneNoteで社内wikiを作る方法と運用時の注意点
少人数の部署で知識を持ち寄るなら、ノートブックを一つ用意するところから始められます。
ただし、ページが自由に増えると、必要な情報を見つけにくくなるので、分類と目次を先に整えておきましょう。
ここでは、基本の作り方と共有時の注意点、SharePointと併用する際の考え方を紹介します。
1）ノートブック・セクション・ページで情報を分類する
業務用のSharePointやOneDriveにノートブックを作成し、営業部の業務ノートなど、用途が分かる名前を付けましょう。
長く使う共有ノートは、担当者の異動や退職後も、チームで管理を続けられる場所に保存することが大切です。
ノートブックの中を提案準備、事例、業務手順などのセクションで分け、具体的な内容をページに記載します。
1ページに複数の話題を詰め込まず、見積書の作成手順のようにテーマを絞ると探しやすくなります。
最初にページの見本を一つ作り、更新日や担当者を書く位置をそろえると、ほかの社員も書き足しやすいでしょう。
2）目次とページ間リンクを作成する
目次用のページを用意して、主要な手順やFAQへのリンクを集めます。
OneNoteでは、対象ページのメニューからページへのリンクをコピーし、目次へ貼り付ける方法が使えます。
Windows版OneNoteでは、セクションや特定の段落へのリンクも作れるので、必要に応じて活用しましょう。
ページの末尾には、関連ページや目次へ戻るリンクも置くと便利です。
ただし、リンクを作成するだけでは、閲覧権限のない人がノートブックを開けるようにはなりません。
利用者が元のノートブックを開けるかも確認してください。
ページを追加・移動した際は、目次へのリンクの追加漏れや、既存リンクの不具合がないかを確認します。
3）ノートブックを共有し、チームで編集する
共有するノートブックを開き、共有設定で対象者と、閲覧のみか編集可能かを選びます。
Teamsで使う場合は、業務用のSharePointまたはOneDriveに保存したノートブックをタブに追加すると利用しやすいでしょう。
共同編集を始める前に、追記のルールと修正依頼の方法を決めておくことが大切です。
OneNoteは基本的にノートブック単位で共有するので、特定のページへのリンクを送っても、閲覧できる範囲をそのページだけに絞れません。
メンバー向け情報と管理者限定情報は別のノートブックへ分け、保存先から引き継ぐ権限も含めて、閲覧者を確認してください。
情報量や公開範囲に応じてSharePointとの併用を考える
ページが増えて目次の管理が追いつかない、全社員向けと部署限定の情報が混ざるといった状態になったら、構成を見直す時期です。
全社が参照する確定済みの手順はSharePoint、現場で書き足すメモはOneNoteに分けると整理しやすくなります。
たとえばチームで集めた対応事例のうち、ほかの部署にも役立つ内容を選び、全社向けのFAQとして公開する方法があります。
同じ本文を両方で更新すると内容に食い違いが出やすいので、正式版を置く場所を決め、もう一方にはリンクを載せましょう。
情報量だけでなく、誰に読んでもらうかを基準に併用を判断してください。
使いやすい社内wikiの構成例3選
利用者が何をしたいのかに合わせて入口を作ると、必要な情報までたどり着きやすくなります。
代表的な構成例は次の3つです。
- 社内ポータル一体型｜お知らせ・規程・ナレッジをつなぐ
- 業務マニュアル型｜部署や作業別に手順を整理
- 社内FAQ型｜よくある質問と回答を集約
ここでは、上記3つの構成例について詳しく解説します。
社内ポータル一体型｜お知らせ・規程・ナレッジをつなぐ
トップページに全社のお知らせ、社内規程、業務マニュアル、よく使う申請先をまとめる構成です。
社員が普段見るポータルから手順やFAQを開けるので、社内wikiの存在や使い方を知ってもらいやすくなります。
たとえば制度変更のお知らせに、改定後の規程と申請手順へのリンクを付けると、変更点を確認した後、そのまま手続きを進められます。
新着のお知らせと、規程や手順のように繰り返し参照する情報は、表示場所を分けるとよいでしょう。
部門別の情報が多い場合は、全社共通のメニューと、各部門のページに載せる内容を先に決めておきましょう。
業務マニュアル型｜部署や作業別に手順を整理
営業、総務、経理などの部署ごとに、見積作成や入金確認といった作業単位でページを並べます。
各ページの項目を目的、対象者、手順、注意事項、問い合わせ先にそろえると、初めて読む社員も内容を把握しやすくなるでしょう。
操作画面の画像は手順に対応する位置へ置き、例外がある作業は判断基準も記載します。
通常の処理と例外対応を分けると、本文を長くしすぎずに済みます。
部署をまたぐ業務では、前後の担当部署や関連手順へのリンクも必要です。
実際の作業者に確認してもらい、引き継ぎや研修で使える内容へ整えてください。
社内FAQ型｜よくある質問と回答を集約
パスワードを忘れたときの対処法や経費精算の締め切りなど、社員からよく届く質問を見出しにします。
回答は結論を先に示し、詳しい手順と申請先へリンクする形にすると、短時間で確認しやすくなるでしょう。
総務、人事、情報システムなどのカテゴリに分け、問い合わせ窓口の案内も添えます。
質問文には、制度や手続きの正式名称に加え、社員が普段使う呼び方も取り入れると、目的の情報を見つけやすくなります。
問い合わせ記録から質問を追加し、制度変更時に回答を直す担当者も決めてください。
状況によって回答が変わる質問には、条件ごとの対応を明記しましょう。
判断に迷ったときの相談先も添えておくと安心です。
社内wikiの「探せない・更新されない」を防ぐ5つの運用ポイント
必要な情報が見つからず、古い説明も残っていると、社員が使わなくなり、担当者への問い合わせが増える場合があります。
継続して使える状態を保つには、次の5つが大切です。
- 情報の保存先と分類ルールを統一する
- 検索しやすいタイトルとメニューを整える
- 更新担当者と見直しの時期を決める
- 編集権限と変更履歴の確認方法を共有する
- 社員への案内と利用状況の確認を続ける
ここでは、上記5つのポイントについて詳しく解説します。
なお、自社だけでは原因の整理や改善を進めにくい場合は、SharePointの運用に詳しい専門家に相談するとよいでしょう。
私たち株式会社BITSCRATCHでは、既存のSharePoint社内ポータルの見直しや、公開後の運用改善を支援しています。
Web解析担当とエンジニア、デザイナーが連携し、利用状況を踏まえたメニューや画面の改善をご提案します。
SharePointを導入したものの使われない、改善に手が回らないとお悩みの方は、まずは無料のサービス資料をご覧いただくか、お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。
情報の保存先と分類ルールを統一する
確定した手順はSharePoint、検討中のメモはOneNoteなど、情報の状態に応じた保存先を決めます。
同じ内容をTeamsの添付資料や別のフォルダでも管理すると、どれが最新版なのか分からなくなることがあります。
資料を案内するときは、正式版へのリンクを送るルールに統一しましょう。
分類は部署名だけでなく、入社手続きや経費精算など、利用者が探す目的も考慮します。
各ページに担当部署、対象業務、更新日を同じ形式で記載しておけば、情報が古くないか、誰に確認すればよいかを判断しやすくなるでしょう。
新しいカテゴリを作る前に、既存の分類に当てはまらないか確認し、似た項目を増やさないようにしてください。
検索しやすいタイトルとメニューを整える
ページ名は「申請について」のような曖昧な表現を避け、「在宅勤務の申請方法」など、内容が分かる名前にします。
本文にも社員が普段使う言葉を含めると、検索で見つけてもらいやすくなるでしょう。
社内用語や略語を使う場合は、正式名称も記載してください。
メニューでは、よく使う情報を少ない操作で開けるようにし、同じ内容への入口を増やしすぎないことも大切です。
検索結果に出ない場合は、閲覧権限や検索への反映状況も確認します。
社員に必要な情報を探してもらい、迷った箇所をもとにタイトルやメニューを見直しましょう。
更新担当者と見直しの時期を決める
ページごとに、内容を確認する責任者と、修正を担当する人を決めます。
サイト管理者にすべて任せるより、各部署が自分たちの業務に関する記事を担当するほうが、内容を確認しやすいでしょう。
定期的な点検日に加え、制度変更やシステム更新があったときにも見直すルールを設けます。
更新日と次回確認予定を一覧で管理すると、確認漏れに気づきやすくなります。
担当者の異動時には、記事の管理も引き継ぎ項目に含めてください。
使わなくなった情報には廃止済みと記載するか、通常のメニューから外し、古い手順を誤って使わないようにします。
編集権限と変更履歴の確認方法を共有する
編集できる社員には、本文の直し方だけでなく、公開前の確認と、誤操作があった場合の連絡先も伝えておきましょう。
SharePointでは、ページやファイルのバージョン履歴を確認し、以前の内容へ戻せる場合があります。
実際のサイトで履歴の開き方を試し、操作に慣れておくとよいでしょう。
履歴の保持は組織の設定にも左右されるので、保存条件を管理者へ確認してください。
全社員を編集者にするより、部署ごとの担当者へ権限を付け、一般社員からは修正依頼を受け付ける形も選べます。
内容を確認してから公開でき、修正も滞らないように、編集を任せる人を決めましょう。
社員への案内と利用状況の確認を続ける
公開時のメールだけで終わらせず、Teamsの案内や新入社員研修、日々の問い合わせ対応でも社内wikiを紹介します。
質問への回答と一緒にリンクを送れば、次に困ったときの調べ方も伝えられます。
改善の参考になるのは、SharePointの利用状況やページの閲覧数に加え、別途記録した問い合わせ件数や社員の声です。
閲覧が少ない場合は、掲載情報が社員のニーズに合っていないのか、ページへの入口が見つけにくいのかによって、対策が変わります。
数値だけで判断せず、社員に必要な情報を探してもらい、迷う箇所がないかも確認しましょう。
よく読まれる手順をトップへ置く、分かりにくい説明を直すなど、月ごとに小さな改善を続けてください。
社内wikiの構築・改善を外注するには？依頼内容と費用の確認ポイント
少数のページを作るだけなら自社で対応できても、全社の情報整理や権限設定、既存資料の移行まで行うと、担当者の負担が増えます。
外注を検討する際は、依頼する作業と社内に残す役割を分けることが大切です。
自社で対応する範囲の決め方から、依頼内容、費用の確認方法、支援会社の選び方まで整理します。
自社で対応できる範囲と外注を検討したいケース
一つの部署で少数のFAQから始めるなら、標準機能を使って自社で作る方法があります。
まずは試作し、必要な操作を担当者が覚えられるか、更新に時間がかかりすぎないかを確かめましょう。
複数部門の情報をまとめたい場合や、公開範囲が複雑な場合は、情報の分類やメニューを決める段階から支援会社に相談するとよいでしょう。
デザインだけを変えても、同じ資料が複数の場所にあったり、更新が止まっていたりする問題は残る場合があります。
外注する場合も、掲載情報の正確さを確認する部署と、サイトの構成や仕様を決める社内担当者は必要です。
構築を任せる範囲と、自社で担う役割を整理しましょう。
設計・デザイン・移行・運用支援で依頼できること
依頼できる作業には、現状の調査、情報分類の設計、画面デザイン、ページ構築、資料の移行、権限設定の支援などがあります。
公開後の操作説明や利用状況の分析、改善提案まで依頼できる会社もあるでしょう。
ただし、原稿の整理や画像作成、移行後のリンク確認が基本料金に含まれるとは限りません。
既存ページの数、資料の形式、公開先、必要な機能を一覧にしておくと、複数の会社へ同じ条件で見積もりを依頼できます。
社内規程の内容確認や公開の承認は自社で行うなど、役割分担も決めてください。
納品内容と、表示や操作を確認する項目まで決めておくと、依頼後の行き違いを減らせます。
構築費用の内訳と見積もりを左右する要素
標準機能で数ページを作る場合と、全社ポータルの設計や独自開発まで行う場合では、作業量も費用も異なります。
予算を立てる際は、初期の設計・制作費、データ移行費、公開後の運用費、Microsoft 365の利用料を分けて確認しましょう。
ページ数だけでなく、原稿整理の量、権限設定の複雑さ、独自機能の有無も費用を左右します。
複数社を比較する際は、依頼する作業や必要な機能などの条件をそろえて見積もりを依頼しましょう。
総額に加え、料金に含まれる作業範囲や、追加作業の料金、修正に対応してもらえる回数も確認してください。
支援会社を選ぶ際に確認したいポイント
社内wikiの構築実績に加え、自社の課題や利用人数、予算に合ったツールを提案できるかを確認しましょう。
社員が情報を探しやすい構成や、公開後の更新方法まで相談できる会社を選ぶことも大切です。
デザイン例だけでなく、過去にどのような課題をどう解決したのかを聞くと、自社に合う支援か判断しやすくなります。
また、ツールの標準機能で対応できる範囲と、追加開発が必要な範囲を説明してもらいましょう。
独自機能を追加する場合は、将来の仕様変更への対応や保守費用も確認してください。
あわせて、運用マニュアルの作成、担当者への操作説明、公開後の相談対応、利用状況の分析など、支援内容を比較しましょう。
使いやすさに加え、自社で無理なく更新を続けられるかも判断のポイントです。
社内ポータルとあわせて構築を検討している方は、依頼前の準備から公開までの流れを紹介した「社内ポータルサイト構築を外注する流れは？費用相場から失敗しない選び方まで徹底解説！」という記事も参考にしてください。
Microsoft 365（Office 365）で作る社内wikiに関するよくある質問
Microsoft 365の社内wikiはスマートフォンでも閲覧できますか？
SharePointのモダンページは、スマートフォンのブラウザーでも閲覧できます。
OneNoteも対応するモバイルアプリなどから利用できるので、外出先での手順確認にも便利です。
ただし、会社が端末や接続元を制限している場合は、その条件に従ってください。
外出先から使う場合は、利用できる端末やサインイン方法について、社内のルールも確認しましょう。
パソコンで読みやすいページでも、横長の表や小さい文字を含む画像は、スマートフォンで確認しにくい場合があります。
公開前に実機で表示し、リンク先の資料まで読めるかを点検してください。
社外の人にも社内wikiを共有できますか？
SharePointは、組織とサイトの外部共有設定で許可されている範囲なら、社外のゲストへ情報を共有できます。
ただし、社内wiki全体を取引先へ公開する運用は避け、社外向けの情報を分けて管理するほうが公開範囲を確認しやすくなります。
共有する相手と資料を決め、閲覧だけにするか、編集も認めるかを設定しましょう。
共有を終了する時期も決めておくと安心です。
Teamsへゲストを招待しただけで、すべてのリンク先が同じように開けるとは限りません。
OneNoteもノートブック全体の共有範囲に注意が必要です。
実際のゲスト権限で動作を確認し、契約終了時にはアクセスを解除してください。
WordやPDFのマニュアルをそのまま活用できますか？
既存のWordやPDFは、SharePointの文書ライブラリへ保存し、社内wikiからリンクして活用できます。
すべてをページ本文へ書き直す必要はありません。
まず既存資料の最新版と管理担当者を確認し、重複したファイルや古い版を整理しましょう。
そのうえで、ページには資料の概要、対象者、参照すべき箇所を短く記載すると使いやすくなります。
変更が多い手順や、質問の多い内容はページ化を検討するとよいでしょう。
スキャンしたPDFは、本文中の文字を検索できるか、実際に確かめてください。
リンク先の閲覧権限と、スマートフォンでの読みやすさも点検が必要です。
ページを誤って編集・削除した場合は復元できますか？
SharePointのページは、保持されているバージョン履歴から以前の内容へ戻せる場合があります。
削除したページや資料は、ごみ箱で復元できるかを確認しましょう。
SharePoint Onlineのごみ箱の保持期間は、原則として元の場所から削除した日から合計93日です。
最初のごみ箱から削除した項目は、残りの期間、第2段階のごみ箱に保持されます。
ただし、第2段階からの完全削除や容量上限などにより、期間内でも復元できない場合があります。
誤操作に気づいたら編集を重ねず、サイトの所有者や管理者へ早めに連絡してください。
OneNote内のページ削除はSharePointの93日ルールとは別なので、利用するアプリの削除済みノートや履歴を確認します。
公開前に復旧方法と連絡先を共有しておくことが大切です。
SharePointの社内wikiで、検索機能が使いにくいときはどうすればよいですか？
ページ名や本文に、社員が普段使う言葉を入れておくと、検索で見つけてもらいやすくなります。
分類やメニューも整え、検索に出ない場合は閲覧権限や検索への反映状況を確認しましょう。
Teamsの旧Wikiの代わりには何を使えばよいですか？
Teamsの旧Wikiは廃止済みです。
共同で書くメモはOneNote、正式なマニュアルはSharePointのモダンページにまとめ、Teamsのタブから開く形が使いやすいでしょう。
SharePointの社内wiki・社内ポータル構築はBITSCRATCHにご相談ください
社内wikiや社内ポータルを使いやすくするには、情報の分類やメニューの構成に加え、公開後の更新方法まで整えることが大切です。
資料が探しにくい、サイトが使われていないといった場合は、社員がどこで困っているのかを確認するところから始めましょう。
自社だけでは課題の整理や改善を進めにくい場合は、SharePointに詳しい専門家への相談もご検討ください。
私たち株式会社BITSCRATCHでは、SharePoint Onlineの社内ポータルサイト構築から、公開後の運用改善まで支援しています。
Microsoft 365に詳しいエンジニアとデザイナー、Web解析担当が連携し、現在の課題に合った構成をご提案します。
アクセス権限にも配慮し、社員が情報を探しやすく、担当者が更新しやすい画面やメニューを設計します。
ご要望に合わせたデザインや独自機能の開発、お知らせを誰が読んだか確認できる仕組みについてもご相談いただけます。
社内wikiの構築や既存ポータルの改善にお悩みの方は、まずは無料のサービス資料をご覧いただくか、お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。
まとめ
Office 365で社内wikiを作るなら、全社向けの情報整理にはSharePoint、チームの知識共有にはOneNoteが役立ちます。
Teamsと組み合わせると、普段使う画面から必要なページを開けます。
ツール選びとあわせて、情報の分類、権限、更新担当者も決めておくことが大切です。
まずは問い合わせの多い業務から小さく始めましょう。
全社ポータルにまとめたい場合や、公開後の改善に手が回らない場合は、支援会社への相談も検討してください。