SharePointが使いにくい7つの原因は？見やすい社内ポータルに改善する方法も解説
SharePointが使いにくいと感じていても、別のツールへの移行が必要とは限りません。
情報の配置や保存ルール、アクセス権限を見直すことで、探す手間や操作の迷いを減らせる場合があります。
ただ、管理を任されたものの、どこから直せばよいか迷う担当者もいるでしょう。
この記事では、SharePointが使いにくい7つの原因と操作の対処法、見やすい社内ポータルにする改善策を解説します。
社内で対応できることと、専門会社に相談したほうがよい場面も紹介するので、改善の進め方を考える際にお役立てください。
SharePoint（シェアポイント）とは？基本機能とTeams・OneDriveとの使い分け
SharePointの役割を理解するには、社内で共有する情報と個人の作業用ファイルを分けて考えるとよいでしょう。
TeamsやOneDriveとは役割が違いますが、ファイルの保存や共有では連携しています。
まずは基本機能と各ツールの使い分け、従来のファイルサーバーとの違いを確認しましょう。
1）SharePointの基本機能と役割
SharePointは、社内のお知らせや資料をまとめて共有できるMicrosoftのサービスです。
社内ポータルを作る機能に加え、ファイルを保管するドキュメントライブラリや、一覧形式で情報を管理するリストなどを備えています。
部署からの連絡、社内規程、申請先へのリンクをまとめれば、情報共有が進み、社員が業務に必要な情報を確認しやすくなるでしょう。
閲覧や編集の権限を設定し、セキュリティを保ちながら情報の公開範囲を分けられるのも特徴です。
この記事では主に、Microsoft 365で利用するクラウド版のSharePoint Onlineを対象に、使いにくさを改善する方法を紹介します。
2）Teams・OneDriveとの違いと使い分け
Teamsはチャットや会議、OneDriveは個人の作業用ファイル、SharePointは組織で継続して共有する情報の管理に向いています。
例えば、作成途中の資料はOneDriveに置き、部署の正式なマニュアルはSharePointで管理するといった使い分けが考えられるでしょう。
TeamsのチャネルにアップロードしたファイルはSharePointに、チャットにアップロードしたファイルは送信者のOneDrive for Businessに保存されます。
保存先を決めずに使うと、同じ資料が複数の場所に置かれがちです。
正式なファイルの保存先を決め、Teamsからも開けるようにしておきましょう。
3）従来のファイルサーバーとの違い
従来のファイルサーバーでは、共有フォルダーをたどって資料を開く使い方が中心です。
SharePointではファイルの保存に加え、お知らせの掲載やページ作成、分類項目による絞り込みなども行えます。
対応するOfficeファイルの共同編集やバージョン管理を使えば、メールで修正版を送り合う手間が減り、業務効率化にもつながるでしょう。
ただし、共有フォルダーの構成をそのまま移すだけでは、使いやすい環境になるとは限りません。
社員が探す情報を確認し、ページやファイルの配置を考える必要があります。
既存の業務で使うリンクやアプリとの互換性も、移行前に確認しておきましょう。
ファイルサーバーとの比較や移行前の準備については、「SharePoint(シェアポイント)はファイルサーバーの代わりになる？移行手順や活用のコツを解説！」という記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
SharePointが使いにくいと感じる7つの原因
使いにくさの原因は、操作への不慣れだけでなく、情報の整理や権限の設定にもあります。
SharePointが使いにくいと感じる原因は、具体的には以下の7つが考えられます。
- 機能が多く、操作方法がわかりにくい
- メニューやページの構成が整理されていない
- フォルダーが深く、保存先がわかりにくい
- 検索しても目的の情報が見つからない
- アクセス権限が複雑で、必要な情報を開けない
- Excelの編集やファイルの同期でつまずく
- ページの表示やファイルの読み込みが遅い
ここでは、上記7つの原因についてそれぞれ詳しく解説します。
まずは自社の状況に近い原因を探し、操作方法の説明で解決できる問題と、サイト全体の見直しが必要な問題を整理しましょう。
1）機能が多く、操作方法がわかりにくい
ページ、リスト、ライブラリなどの名称や役割がわからないと、どの画面で何をすればよいか迷ってしまいます。
さらに、閲覧する社員と更新する担当者では、必要な操作が異なります。
全員にすべての機能を説明するより、社員には情報の探し方、担当者には掲載や更新の手順を案内すると理解しやすいでしょう。
例えば、就業規則の閲覧やお知らせの投稿など、実際の業務に沿った説明が役立ちます。
操作を覚えても同じ場所で迷うなら、画面の構成やリンクの名前にも改善の余地があるかもしれません。
操作の説明だけで解決するかどうか、実際に迷う場面を確認しましょう。
2）メニューやページの構成が整理されていない
部署ごとに独自のメニューを作ると、同じ申請でも入口や名称がばらばらになり、社員が目的のページを探しにくくなります。
社内の組織名だけで分類すると、担当部署を知らない新入社員には伝わりにくいでしょう。
例えば、総務部というメニューだけでなく、勤怠・休暇や備品の申請など、利用目的がわかる名前が役立ちます。
また、古いページと新しいページが並んでいると、どちらを見ればよいか迷います。
よく使う情報は少ない操作で開けるようにし、似た内容のメニューも整理しましょう。
部署の管理しやすさに加え、社員が探しやすいかも確認してください。
3）フォルダーが深く、保存先がわかりにくい
部署、年度、案件、担当者とフォルダーを細かく分けすぎると、資料にたどり着くまで何度も画面を開く必要があります。
保存先の判断も難しくなり、似た名前のフォルダーに同じ資料が置かれるケースもあるでしょう。
その結果、検索で候補が複数見つかっても、最新の資料を選びにくくなります。
まずはよく使う資料について、保存場所とフォルダーの深さを確認しましょう。
年度や文書の種類は、フォルダーだけで分けず、ライブラリの列で管理する方法もあります。
整理の際は既存のリンクや共有範囲への影響を確かめ、移動後の保存ルールも案内しましょう。
4）検索しても目的の情報が見つからない
社員が入力する言葉と、資料のタイトルやファイル名が一致しないと、目的の情報を見つけにくくなります。
例えば、休暇申請を探しているのに、資料名が社内手続き一覧だけでは、候補から選ぶ手間が増えるでしょう。
ほかにも、アクセス権限がない、検索対象から除外されている、更新内容が検索に反映されていない、といった原因が考えられます。
同じ言葉で検索しても利用者によって結果が違うなら、閲覧権限の違いも確認してください。
検索に出ない資料をむやみに公開せず、まず権限と検索設定を確認しましょう。
資料の名前や分類をそろえることも、探しやすくする工夫の一つです。
5）アクセス権限が複雑で、必要な情報を開けない
リンクをクリックしてもアクセスを拒否されると、社員は情報が存在しないのか、権限がないのか判断しにくくなります。
サイトやライブラリ、個別ファイルで異なる権限が設定されていると、管理者も原因を追いにくいでしょう。
部署異動後にグループの所属が更新されず、必要な資料を開けないケースもあります。
原因を調べる際は、利用者のアカウントと対象のURL、表示されたエラーを確認してください。
閲覧できないからといって、全社員に編集権限を付ける対応は避けましょう。
情報の公開範囲に合わせて、閲覧や編集の権限を付けることが基本です。
6）Excelの編集やファイルの同期でつまずく
ブラウザ版のExcelとデスクトップ版では、利用できる機能や操作が異なります。
例えば、ブラウザ上ではVBAマクロを実行できないので、普段使っている処理が動かず、戸惑うことがあるでしょう。
また、OneDriveの同期が止まっていると、パソコン上の変更がSharePoint側へ反映されない場合があります。
ブラウザ、デスクトップアプリ、同期フォルダーのどこで問題が起きているかを、まず確認してください。
同じ名前のローカルファイルを編集している可能性も確かめましょう。
ファイルの保存先と更新日時、同期の状態を比べると、原因を絞りやすくなります。
7）ページの表示やファイルの読み込みが遅い
大きな画像や多くの表示部品を一つのページに配置すると、読み込みに時間がかかることがあります。
一方で社内回線やVPN、端末の状態、Microsoft 365側の障害が影響している場合もあるでしょう。
すべての画面が遅いのか、特定のページやファイルだけ遅いのかで、確認すべき場所は変わります。
ほかの社員や別の端末でも同じ症状が出るかを調べると、原因を絞りやすくなるでしょう。
画面を作る際は、画像の容量や一度に表示する情報量にも注意してください。
再読み込みを繰り返すだけでなく、発生時刻と対象ページを記録し、管理者に伝えましょう。
SharePointの操作で困ったときの対処法5選
ファイルを開けない、編集が反映されないときは、利用している画面と保存先を確認しましょう。
SharePointの操作で困ったときの対処法は、具体的には以下の5つが考えられます。
- エクスプローラーからファイルを開く
- ショートカットと同期を使い分ける
- Excelをデスクトップアプリで開く
- コピペできない・更新されない原因を確認する
- 動作が遅い箇所と利用環境を確認する
ここでは、上記5つの対処法についてそれぞれ詳しく解説します。
会社の設定によって使える機能は異なるので、表示されない項目がある場合は管理者に確認してください。
1）エクスプローラーからファイルを開く
Windowsで普段のフォルダー操作を使いたい場合は、OneDriveの同期アプリを通じてSharePointのファイルを表示できます。
OneDrive同期アプリの設定を済ませ、ライブラリでショートカットの追加か同期を設定すると、エクスプローラーからファイルを扱えます。
利用前に、会社のアカウントでOneDriveにサインインしているかを確認しましょう。
端末や会社の設定によっては、同期が許可されていない場合もあります。
なお、同期されたファイルをパソコン上で削除すると、SharePoint上の共有元のファイルも削除されるため、注意が必要です。
表示だけを外したい場合は、同期の停止やショートカットの削除を使い、共有ファイル自体の削除と区別しましょう。
2）ショートカットと同期を使い分ける
OneDriveへのショートカットは、共有フォルダーを自分のOneDriveから参照する入口です。
複数の端末から同じ共有フォルダーを使いたい場合に便利で、Microsoftもこの方法を推奨しています。
同期ボタンによる設定は、特定の端末にライブラリを接続する方法です。
同じライブラリでは、同期ボタンによる接続とOneDriveへのショートカットを併用できません。
切り替える際は、未同期の変更がないかを先に確認してください。
社員ごとに設定がばらばらにならないよう、推奨する方法を社内で決めておくと案内も簡単です。
3）Excelをデスクトップアプリで開く
マクロなどブラウザ版で対応していない機能を使う場合は、Excelのデスクトップアプリで対象ファイルを開きましょう。
SharePoint上のファイルのメニューやExcelの画面から、アプリで開く操作を選びます。
端末に対応するExcelがインストールされ、利用できるライセンスがあることも確認してください。
編集後は、SharePointの元ファイルに保存され、変更が反映されているかを確かめましょう。
ダウンロードした別ファイルを編集するだけでは、共有元へ変更は反映されません。
マクロの実行が会社の方針で制限されている場合は、管理者に確認しましょう。
4）コピペできない・更新されない原因を確認する
貼り付けができない場合は、編集権限があり、ファイルが編集モードで開いているかを確認しましょう。
閲覧専用でもコピーできることはありますが、ブラウザの制限、シート保護、会社の情報保護設定などで操作が制限されることがあります。
更新されないときは、保存先のURL、保存状態、OneDriveの同期エラーを順に確認してください。
ページの編集では、保存した下書きがまだ公開されていない可能性もあります。
解決しない場合は、操作手順とエラーメッセージを記録して管理者に相談してください。
未保存の内容を失わないよう、アプリを閉じる前に保存状態を確認しましょう。
5）動作が遅い箇所と利用環境を確認する
特定のページだけ遅い場合は、画像や動画、表示部品の数を確認しましょう。
トップページにすべての情報を載せず、詳細ページへ分けるだけでも読み込みの負担を減らせる場合があります。
すべてのページが遅いときは、ほかの端末や回線でも再現するかを調べ、ブラウザの更新状況も確認します。
サービス正常性を閲覧できる管理者は、Microsoft 365管理センターで障害や問題の通知も確認するとよいでしょう。
動作を確認した時刻、ページのURL、利用端末を記録しておくと、管理者も状況を調べやすくなります。
会社の接続ルールを守りながら、条件を一つずつ変えて確かめてください。
見やすく探しやすいSharePoint社内ポータルにする6つの改善策
社員が必要な情報に迷わずたどり着けるよう、まずは次の6つを見直しましょう。
- トップページに必要な情報を優先して配置する
- 社員に伝わるメニュー名と分類にそろえる
- よく使うページや申請先へのリンクをまとめる
- フォルダー構成とファイル名を整理する
- 情報に分類項目を付けて検索・絞り込みを助ける
- 標準機能で足りない部分を拡張ツールで補う
ここでは、上記6つの改善策について詳しく解説します。
見た目に加えて、情報の並び順や保存ルールを見直すと、社員が探しやすく、担当者も更新しやすくなります。
なお、部署ごとの要望をまとめ、業務に支障が出ないよう構成を変えるには、設計の知識も必要です。
自社での対応が難しい場合は、SharePointに詳しい専門家へ相談するのも一つの方法です。
私たち株式会社BITSCRATCHでは、SharePoint Onlineの社内ポータル構築・運用を支援しています。
構築を支援するのは、エンジニア、デザイナー、解析担当が連携するチームです。
社内ポータルの構成づくりや、標準機能では難しい画面の改善にお悩みの方は、まずは無料のサービス資料をご覧いただくか、お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。
1）トップページに必要な情報を優先して配置する
重要なお知らせ、よく使う申請、社内規程など、社員が日常的に確認する情報を目に入りやすい位置に配置しましょう。
すべてを同じ大きさで並べると、どこから見ればよいか迷いやすくなります。
全社員向けの重要情報と部署向けの情報を分け、緊急のお知らせには掲載期限を設けると管理しやすいでしょう。
掲載する内容は、社員への聞き取りや利用状況も参考に選んでください。
また、情報を詰め込みすぎると、画面が見づらくなり、読み込みが遅くなる場合もあります。
まず頻繁に使う情報を絞り、詳細は別ページで確認できる構成に整えましょう。
掲載する情報の選び方については、「社内ポータルに最優先で掲載すべきコンテンツ例7選 | 失敗しない選び方も解説」という記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
2）社員に伝わるメニュー名と分類にそろえる
社内で使われる言葉に合わせ、メニューを見ただけで内容を想像できる名前にしましょう。
例えば、各種手続きという大きな分類だけでなく、休暇申請や経費精算など、具体的な目的を示すと探しやすくなります。
部署名による分類と業務による分類を無計画に混ぜると、同じ情報の置き場所がわかりにくくなります。
全社で共通する分類を決め、部署独自の情報はその下に配置すると整理しやすいでしょう。
変更前には、新入社員など構成に慣れていない人にも、目的の情報を探してもらってください。
管理者にはなじみのある略語でも、社員に伝わるか確認が必要です。
画面全体の配色や余白、情報の配置の考え方については、「見やすい社内ポータルサイトのデザインとは？｜8つのポイントと事例も紹介【2026年最新】」という記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
3）よく使うページや申請先へのリンクをまとめる
勤怠、経費精算、会議室予約など、利用頻度の高い業務への入口をトップページにまとめましょう。
SharePointのクイックリンクなどを使えば、外部の業務システムへのリンクもまとめられます。
リンク名にはシステム名だけでなく、何ができるかを添えると初めて使う社員にも伝わりやすいでしょう。
申請書、記入例、提出先を一緒に案内すれば、手順を調べる手間も減らせます。
ただし、リンクを置くだけで接続先のアクセス権限が付くわけではありません。
一般社員のアカウントで利用できるかを確認し、リンク切れや申請先の変更も定期的に点検してください。
4）フォルダー構成とファイル名を整理する
まずは同じ資料が複数の場所にないかを調べ、正式な保存先を決めましょう。
ファイル名に文書の内容や対象期間を入れるなど、社員が判断できる共通ルールを用意すると整理しやすくなります。
最新版、最新版2といった名前でコピーを増やすより、元ファイルを更新し、バージョン履歴で変更を管理する方法が向いている場合もあります。
フォルダーは実際の業務に必要な区分に絞り、深すぎる階層を見直してください。
一括で移動すると、既存のリンクや連携処理に影響する可能性があります。
利用頻度の高い範囲から試し、参照先と権限を確認しながら整理を進めましょう。
5）情報に分類項目を付けて検索・絞り込みを助ける
部署、文書の種類、対象年度などの列をライブラリに追加すると、フォルダーを一つずつたどらなくても、条件に合う情報を絞り込めます。
ファイルに付けるこうした分類情報を、メタデータと呼びます。
例えば、総務の規程だけを表示するビューを用意すれば、社員が一覧から候補を選びやすくなるでしょう。
入力項目を増やしすぎると、保存する担当者の負担も増えるので、まずは必要な分類に絞って始めてください。
分類情報を検索の絞り込みにも使う場合は、検索用の項目との対応付けや、対応する検索画面でのフィルター設定が必要なことがあります。
ライブラリの一覧と検索結果では設定が異なるので、それぞれ確認しましょう。
6）標準機能で足りない部分を拡張ツールで補う
標準機能で構成を整理しても要件を満たせない場合は、追加の表示部品や拡張ツール、個別開発を検討しましょう。
例えば、お知らせの未読・既読を確認する機能や、業務に合わせた専用画面などが考えられます。
最初に必要な機能を明確にし、標準機能で対応できる範囲を確認すると、不要な開発を減らせるでしょう。
導入前の確認項目は、追加費用、権限の扱い、更新時の影響、保守体制などです。
ツールを増やすほど使いやすくなるとは限りません。
社員と運用担当者に試してもらい、操作や更新の手間が減るかを確かめてください。
SharePointの活用例3選
情報の種類に合わせて使い方を決めると、SharePointを日常業務に取り入れやすくなります。
具体的には、SharePointには以下の3つのような活用例があります。
- 社内ポータルでお知らせや業務リンクを集約する
- 社内Wikiでマニュアルやノウハウを共有する
- ファイル共有で共同編集とバージョン管理を行う
ここでは上記3つの活用例について詳しく解説します。
1）社内ポータルでお知らせや業務リンクを集約する
全社のお知らせと業務システムへのリンクをまとめれば、社員が仕事を始めるときに確認する入口になります。
例えば、人事のお知らせ、社内行事、申請先をトップページにまとめるとよいでしょう。
Teamsで通知し、詳細はポータルのページにまとめるなど、役割を分けると情報の所在も明確になります。
同じ内容を複数の場所へコピーするのではなく、正式な掲載先のリンクを共有する運用が便利です。
掲載期限や担当部署を決め、終了した案内は定期的に整理しましょう。
日常的に使う業務リンクと同じページに置けば、お知らせも目に入りやすくなります。
2）社内Wikiでマニュアルやノウハウを共有する
操作マニュアルや業務の手順をSharePointのページにまとめると、担当者の経験を社内に残しやすくなります。
例えば、入社手続き、請求書の処理、システムの初期設定など、問い合わせの多い業務から整備するとよいでしょう。
文章だけで伝わりにくい手順には画像や関連資料を添え、更新日と担当部署も記載します。
Wikiとして使う場合も、誰でも自由に編集するのか、担当者が確認して公開するのかを決める必要があります。
部署ごとに書式が異なると読みにくくなるので、共通のページ構成を用意しましょう。
内容の見直し時期を決めておくと、古い手順を使うミスも減らせます。
3）ファイル共有で共同編集とバージョン管理を行う
部署やプロジェクトの資料をライブラリで共有すると、対応するOfficeファイルを複数人で共同編集できます。
メール添付で修正版を送り合わず、同じファイルを参照できるので、最新版を確認しやすくなるでしょう。
バージョン履歴が有効で、対象の履歴が残っていれば、必要な権限を持つ利用者は過去の版を確認・復元できます。
ただし、共同編集の可否はファイル形式やアプリ、チェックアウトなどの設定によって異なります。
導入前に実際の業務ファイルで試すことが大切です。
編集権限と履歴の保持設定も確認し、重要な資料は更新の担当者や確認手順を決めて管理しましょう。
SharePointの運用負担を減らし、社内に定着させる5つのポイント
公開後も情報を更新し、社員が困っていることを確認する担当者が必要です。
以下の5つに取り組むことで、担当者の負担を減らし、社員が継続して利用しやすい環境を整えられます。
- 管理者と各部署の更新担当者を決める
- アクセス権限と共有のルールを統一する
- テンプレートでページ作成・更新の手間を減らす
- 操作マニュアルと問い合わせ窓口を用意する
- 利用状況と社員の声をもとに改善を続ける
ここでは、上記5つのポイントについて詳しく解説します。
最初から細かなルールを増やすより、日常の更新と問い合わせ対応に必要な項目をそろえましょう。
各部署が普段の業務と並行して続けられるかも確認してください。
1）管理者と各部署の更新担当者を決める
サイト全体の設定を管理する人と、各部署のお知らせや資料を更新する人を分けて決めましょう。
担当が曖昧だと情報が古いまま残り、管理者への問い合わせが増えることがあります。
例えば、全体管理者は構成や権限、部署の担当者は掲載内容と公開期限を受け持つ形が考えられるでしょう。
承認が必要な情報については、確認する人と公開までの手順も決めます。
担当者の異動や休暇に備え、代わりに対応できる人と引き継ぎ資料を用意してください。
役割と更新頻度を一覧にまとめれば、誰に何を頼めばよいかがわかり、更新作業を進めやすくなります。
2）アクセス権限と共有のルールを統一する
全社員向け、部署内、限定メンバー向けなど、情報の公開範囲を先に決めましょう。
閲覧する人と編集する人を分け、個人単位の例外設定を増やしすぎないことが管理の基本です。
グループで権限を管理すると、異動や退職時の確認を進めやすくなります。
TeamsとつながるサイトはTeams側で、コミュニケーションサイトはSharePointのグループで管理するなど、サイトの種類に合う方法を選びましょう。
外部共有が必要な場合は、利用できるリンクの種類や期限、承認の手順も整理してください。
また、対象者向けの表示と閲覧権限は別の仕組みなので、画面で見えにくくするだけでは情報を保護できません。
権限の定期点検を運用に組み込み、共有先が現在の業務に合っているかを確認しましょう。
3）テンプレートでページ作成・更新の手間を減らす
お知らせ、業務マニュアル、FAQなど、用途別に共通のページテンプレートを用意しましょう。
見出し、担当部署、更新日、関連リンクの位置をそろえると、作成者が毎回構成を考える手間を減らせます。
読む社員も、必要な情報がどこにあるか見当を付けやすくなるでしょう。
自由に変更する範囲と、統一する項目を決めておくと、部署ごとの工夫も取り入れられます。
担当者には、見本のページと簡単な作成手順を一緒に渡しましょう。
テンプレートを用意した後も、入力しにくい項目や不要な欄がないかを更新担当者に確認し、実際の運用に合わせて修正してください。
4）操作マニュアルと問い合わせ窓口を用意する
社員向けには探す・開く・申請する操作、担当者向けには作成・更新・公開する操作をまとめましょう。
長い説明書より、画面の画像を添えた短い手順のほうが、困った場面で確認しやすくなります。
社内ポータル内に問い合わせ先も載せておきましょう。
問い合わせの際に対象URLやエラー内容を添えてもらうと、担当者が状況を把握しやすくなるでしょう。
同じ質問が繰り返される場合は、回答をFAQや操作手順へ追加してください。
質問内容を記録すれば、操作の説明不足だけでなく、メニューや権限の改善が必要な箇所も見えてきます。
5）利用状況と社員の声をもとに改善を続ける
ページの閲覧状況と問い合わせ内容を定期的に確認し、社員がどこで困っているかを調べましょう。
アクセス数だけでは、情報が見つかったか、申請まで進めたかまでは判断できません。
例えば、目的の資料を探す時間や、同じ内容の問い合わせ件数も確認すると、改善の効果を把握しやすくなります。
よく使う情報を探してもらう簡単な利用テストや、更新担当者への聞き取りも役立つでしょう。
改善前後で同じ項目を比べると、変更が役立ったかを確認できます。
解析できる範囲は機能や契約によって異なるので、必要な指標と収集方法を先に決めてください。
SharePointの改善を専門会社に相談すべき5つのケース
操作方法の案内や一部の設定変更で改善できる場合もありますが、次の5つのケースに当てはまる場合は、専門会社への相談を検討するとよいでしょう。
- 使いにくさの原因や改善の優先順位がわからない
- サイトが増え、全体の構成を整理できない
- アクセス権限が複雑で、安全に見直せない
- 社内に設計・構築を進める知識や人手がない
- 改善しても利用が定着せず、問い合わせが減らない
ここでは、専門会社への相談を検討する目安を具体的に解説します。
なお、自社で対応できるか判断が難しい場合は、SharePointの設計・構築に詳しい専門家へ相談し、現在の課題や必要な改善を確認するのがおすすめです。
私たち株式会社BITSCRATCHでは、既存のサイトやご要望を確認したうえで、構成や画面の改善案をご提案します。
標準機能では難しいデザインや機能の追加から、公開後の改善までご相談いただけます。
SharePointの改善を専門会社に依頼すべきか、どのような支援が必要かお悩みの方は、無料のサービス資料をご覧いただくか、お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。
1）使いにくさの原因や改善の優先順位がわからない
使いにくいという声はあるものの、社員がどの操作で迷っているか把握できていない場合は、現状の調査から始める必要があります。
見た目だけを変えても、保存先や権限が原因なら問題は残るでしょう。
専門会社に相談する際は、問い合わせの内容や対象ページ、利用する部署を共有すると、調査の方向を決めやすくなります。
社員への聞き取りや利用状況をもとに、困っている人の多さや対応のしやすさを考えて、改善の順番を決めましょう。
短期間で直す項目と、全体の設計を見直す項目を分けてもらうと、予算や社内の作業時間に合わせて計画を立てやすくなります。
2）サイトが増え、全体の構成を整理できない
部署やプロジェクトごとにサイトが増え、同じ資料の保存先や管理者がわからなくなった場合は、どのサイトに何があり、誰が管理しているかを調べる必要があります。
使われていないサイトをすぐ削除するのではなく、保管すべき情報や業務への影響を確認しましょう。
専門会社の支援を受ければ、サイト同士の役割や全社共通の入口を整理し、段階的な見直しを計画しやすくなります。
ハブサイトなどで複数のサイトをまとめて案内する方法も、要件に応じて検討できます。
ただし、サイトを関連付けるだけで権限が統一されるわけではありません。
構成とアクセス権限をそれぞれ確認し、見直した後の管理者も決めてください。
3）アクセス権限が複雑で、安全に見直せない
ファイルごとに例外の権限が設定され、誰が何を見られるか説明できない状態なら、変更前の調査が欠かせません。
不用意に権限を広げると、限定公開の情報まで共有されるおそれがあります。
専門会社へ相談する際は、機密情報の区分、部署ごとの利用範囲、外部共有の有無を伝えましょう。
現状の設定を確認したうえで、グループや権限の継承を使う方針を検討すると整理しやすくなります。
変更後は管理者だけでなく、一般社員や限定メンバーのアカウントでも確認が必要です。
必要な情報を開けるか、公開対象外の情報が見えていないかを確認してください。
4）社内に設計・構築を進める知識や人手がない
普段の業務と並行して、情報の整理から画面の設計、権限の設定、動作確認まで進めるのは負担がかかります。
担当者一人に作業が集中している場合は、外部の支援を使うことで、社内は要件の確認や掲載内容の準備に集中しやすくなります。
相談前にすべての仕様を決める必要はありません。
業務で困っていることと、社内で対応できる作業を整理して伝えましょう。
委託先を選ぶ際は、サイトの制作だけでなく、操作方法の説明や公開後の保守にも対応しているか確認しましょう。
社内担当者が更新を続けられる仕組みまで含めて、支援の範囲を相談してください。
外注先を選ぶ際の確認事項や依頼の流れについては、「社内ポータルサイト構築を外注する流れは？費用相場から失敗しない選び方まで徹底解説！」という記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
5）改善しても利用が定着せず、問い合わせが減らない
画面を変更しても社員が使わず、同じ問い合わせが続く場合は、変更した箇所と実際の困りごとが合っていない可能性があります。
入口を知らない、情報が古い、申請先までたどり着けないなど、利用されない理由を調べましょう。
専門会社に相談するときは、改善前後の利用状況と問い合わせ内容を共有すると判断しやすくなります。
社員が普段使うTeamsから案内する、更新担当者の作業を簡単にするなど、画面以外の対策も検討が必要です。
公開後も確認する指標と見直しの頻度を決め、運用の中で改善を続けましょう。
契約する際は、公開後の利用状況の確認や改善提案まで支援に含まれるかも確認してください。
SharePointの使いにくさに関するよくある質問
ここでは担当者が迷いやすい質問に答え、確認しておきたいことを紹介します。
SharePointは廃止されるのですか？
2026年10月9日の確認時点で、SharePoint OnlineはMicrosoft 365のサービスとして案内されています。
ただし、旧サーバー製品や一部の関連機能には、サポート終了が決まっているものもあります。
例えば、SharePoint Server 2016と2019は2026年7月にサポートが終了しました。
これはクラウド版のSharePoint Onlineが終了するという意味ではありません。
自社の環境がOnlineかServerか、古い機能を使っているかを管理者に確認しましょう。
更新や移行の判断には、製品ごとの公式ライフサイクルと管理センターの通知が参考になります。
「エクスプローラーで開く」が見つからないのはなぜですか？
古い手順ではInternet Explorerを使う操作が紹介されていますが、WindowsのMicrosoft Edgeでも管理者の設定によって利用できる仕組みがあります。
EdgeのポリシーとSharePoint側の設定の両方が必要なので、通常の環境では項目が表示されない場合があります。
Microsoftはこの機能よりOneDrive同期アプリの利用を推奨しているので、ショートカットや同期を使う方法から確認しましょう。
利用する際は、会社のアカウントと対象ライブラリへの権限も確認してください。
現在サポートされているブラウザを使い、会社のルールに沿って設定しましょう。
管理者の制限がある場合は、利用できる手順を問い合わせてください。
ショートカットを追加できないときはどうすればよいですか？
まずは対象がフォルダーやライブラリかを確認しましょう。
個別ファイルや複数のフォルダーの選択、追加済みのショートカット、追加数の上限などが原因で、追加できない場合があります。
同じライブラリを同期している場合も、設定が競合していないか確認が必要です。
また、外部ユーザーとして共有されたフォルダーや、管理者が制限している環境では利用できない場合があります。
解決しないときは、対象のURL、利用アカウント、表示されるエラーを管理者へ伝えてください。
切り替え前に未同期の変更を確認し、共有ファイルを削除せず、同期の停止やショートカットの削除で設定を整理しましょう。
初心者はどこからSharePointの使い方を学べばよいですか？
まずは、自社のポータルへのアクセス方法や情報の検索方法、資料の開き方など、日常業務でよく使う操作から覚えるとよいでしょう。
Microsoftの公式学習資料に加え、社内の画面に合わせた操作マニュアルを使うと理解しやすいです。
一般的な教材では、自社独自のメニューや権限のルールまではわかりません。
管理担当者なら、ページの作成、公開、ライブラリの管理、権限の基礎へと学ぶ範囲を広げてください。
すべての機能を一度に覚えようとせず、担当する作業から順に確認しましょう。
練習用のサイトがある場合は、そこで試し、公開中の情報への影響を避けましょう。
基本用語やファイル共有の操作を学びたい方は、「SharePointとは？使い方や基本機能を初心者向けにわかりやすく解説！」という記事もあわせてご覧ください。
SharePointから別のツールに移行したほうがよい場合はありますか？
SharePointで必要な機能を実現するのに費用や手間がかかりすぎる場合や、社内で管理を続けるのが難しい場合は、ほかのツールも比較しましょう。
ただし、情報の分類や更新ルールが曖昧なまま移行すると、同じ使いにくさが残る可能性があります。
まずは標準機能の見直しで解決できる問題と、製品の仕組みによる制約を分けましょう。
比較では画面の使いやすさだけでなく、既存のMicrosoft 365との連携、権限、移行、保守の負担も確認します。
比較するツールで普段の業務を試し、社員と管理者の両方に使い勝手を確認してもらいましょう。
移行費用も含めた総額と運用のしやすさで判断してください。
SharePointを使うメリットは何ですか？
社内の情報を一か所にまとめ、権限で公開範囲を分けて共有できることです。
TeamsやOfficeアプリとの連携、共同編集、バージョン管理も使えるため、資料の最新版を確認しやすくなります。
SharePointのデザインは自由にカスタマイズできますか？
標準機能でも、テーマの色やヘッダーのレイアウト、ロゴなどを変更できます。
ただし自由度には限りがあるため、足りない部分は追加の表示部品や個別開発でカスタマイズする方法もあります。
社員が迷わず使えるSharePoint社内ポータルの構築は株式会社BITSCRATCHへ
社員が必要な情報を見つけられず、同じ質問が何度も届くと、社内ポータル担当者の負担も増えます。
サイトの使いにくさを直したいものの、設計まで手が回らない場合は、私たち株式会社BITSCRATCHへご相談ください。
株式会社BITSCRATCHは、SharePoint Onlineを活用した社内ポータルの構築とリニューアルを支援しています。
現在の課題を伺い、サイトの構成や画面を設計してから開発を進めます。
公開後も契約内容に応じて、アクセス状況の分析やレポート、企画提案、バナー制作などを通じた改善に対応しています。
構築・運用内容によって費用と支援範囲が異なるので、まずは現在の社内ポータルで困っていることをお聞かせください。
詳しい内容は無料のサービス資料をご覧いただくか、お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。
まとめ
SharePointの使いにくさは、機能の多さだけでなく、メニューや保存先の整理不足、検索や権限の設定からも生じます。
まずは社員がどの操作で困っているかを確認し、設定変更で直せることと、サイト全体の見直しが必要なことを分けましょう。
情報の優先順位や分類、更新ルールをそろえると、社員が探しやすく、担当者も管理しやすい環境に近づきます。
公開後も利用状況と社員の声を確認し、改善を続けることが大切です。
社内の知識や人手だけでは対応が難しい場合は、専門会社にも相談し、自社の業務に合うポータルに改善していきましょう。