ワークフローツールおすすめ8選【Microsoft 365での構築方法も解説】
ワークフローツールは、企業の申請・承認業務をデジタル化し、業務効率を大幅に改善するシステムです。
紙やメール、Excelで管理していた承認フローを電子化することで、処理スピードの向上やヒューマンエラーの削減が実現します。
本記事では、ワークフローツールの基本的な仕組みからおすすめワークフローツール8選の比較、Microsoft 365（SharePoint＋Power Automate）での構築方法まで、現場担当者が知っておくべき情報を網羅的に解説します。
ワークフローツールとは？
ワークフローツールとは、業務上の申請・承認・決裁といった一連のフローをシステム上で管理・自動化するツールです。
担当者が申請フォームに入力し、設定した承認経路に沿って上長や関係部署に自動で通知が届く仕組みで、業務の抜け漏れや遅延を防ぎます。
以下では、ワークフローツールの基本的な仕組みや種類について詳しく解説します。
ワークフローツールの基本的な仕組み
ワークフローツールは、申請・承認・通知・記録の4ステップを自動的に処理する仕組みを持っています。
申請者がフォームに必要事項を入力して送信すると、あらかじめ設定した承認者へ通知が届きます。
承認者はシステム上で内容を確認し、承認・差し戻し・否認を選択します。
複数の承認者が関わる場合でも、次の承認者に自動で通知が転送されます。
すべての承認が完了すると申請者に結果が通知され、プロセス全体のログが自動で記録・保存されます。
これにより、担当者が手動で承認者へ連絡する手間を大幅に削減でき、進捗確認の負担を軽減できます。
紙・メール・Excelによる申請・承認との違い
従来の紙や電話、メール、Excelによる申請・承認管理には多くの課題があります。
紙の申請書は印刷・押印・回覧・保管が必要で、テレワーク時には対応が困難です。
メールでの管理は承認漏れや確認遅れが起きやすく、Excelでは同時編集による破損や履歴管理の難しさがあります。
一方、ワークフローツールを使えば、フォームへの入力から自動通知・承認・記録まですべてがシステム内で完結します。
承認状況はリアルタイムで可視化され、担当者は手動でのフォロー業務を大幅に削減できます。
クラウド型のワークフローツールを中心に、テレワーク中や外出先でもスマートフォンから対応できる製品が多い点も、従来の方法との違いのひとつです。
ワークフローツールの主な3タイプ
ワークフローツールは大きく3つのタイプに分類できます。
1つ目は「グループウェア・業務プラットフォーム活用型」で、サイボウズGaroonのようにワークフロー機能を内包するグループウェアや、Microsoft 365（SharePoint＋Power Automate）のように既存の業務基盤上にワークフローを構築するタイプです。
すでに導入している環境をそのまま活用できるため、追加のツール契約なしでワークフローを整備できます。
2つ目は「専用SaaS型」で、ジョブカンワークフローやコラボフロー、kickflowのようにワークフローに特化した機能を提供するクラウドサービスです。
導入が容易で初期費用を抑えられ、すぐに使い始められる点が魅力です。
3つ目は「OSS・オンプレミス型」で、オープンソースのワークフローシステムを自社サーバーにインストールして運用するタイプです。
ライセンスコストを抑えられる反面、導入・保守・セキュリティ対応をすべて自社で担う必要があるため、技術担当者のリソースが求められます。
ワークフローツールでできること7選
ワークフローツールを導入することで、申請・承認に関するさまざまな業務を自動化・効率化できます。
具体的にどのような機能が使えるのかを理解しておくことで、自社に合ったワークフローツールを選びやすくなります。
以下では、代表的な7つの機能について詳しく解説します。
1）申請フォームを電子化する
ワークフローツールの基本機能のひとつが、申請フォームの電子化です。
休暇申請・経費精算・備品購入など、これまで紙の書類で行っていた申請をWeb上のフォームで入力・送信できるようになります。
フォームの項目は業務ごとにカスタマイズでき、入力必須チェックやプルダウン選択によって記入ミスを防ぐことができます。
過去の申請内容をテンプレートとして呼び出せるワークフローツールも多く、繰り返し行う申請の手間を削減できます。
2）承認経路や承認者を設定する
ワークフローツールでは、申請の種類ごとに承認者と承認経路をあらかじめ設定しておくことができます。
申請が送信されると、設定した順番で承認者へ自動的に回覧されるため、担当者が手動で転送する手間がなくなります。
複数の承認者を順番に通す順次承認に加え、ワークフローツールによっては金額や部署などの条件で承認者を自動的に切り替える条件分岐や、複数の承認者へ同時に通知する並列承認に対応しているものもあります。
代理承認者の設定に対応しているワークフローツールでは、承認者が不在の場合でも業務の停滞を防ぐことができます。
組織変更があった場合でも、設定を更新するだけでフローを修正できるため、運用の手間を抑えられます。
3）申請状況や承認履歴を確認する
ワークフローツールでは、申請の現在の状況や承認履歴をシステム上で確認できます。
申請者は自分の申請が現在どの段階にあるかを画面上で把握でき、進捗確認のために上長に問い合わせる手間を減らせます。
管理者側は申請全体の処理状況を一覧で確認でき、長期間承認されていない申請をすぐに把握して対応できます。
過去の承認履歴はログとして保存されるため、監査対応や問題発生時のトレーサビリティを確保できます。
なお、申請件数や処理時間のグラフ表示といったダッシュボード・分析機能はワークフローツールによって対応状況が異なります。
4）通知やリマインドを自動送信する
ワークフローツールは、申請の開始・承認依頼・完了などのタイミングで関係者へ自動でメール通知を送る機能を持っています。
これにより、承認者が自分のアクションを見落とすリスクを大幅に低減できます。
一定時間承認されない申請に対しては、自動でリマインド通知を送る機能も備えているワークフローツールが多く、業務の滞留を防ぐことができます。
なお、TeamsやSlackなどのチャットツールへの通知連携はワークフローツールによって対応状況が異なるため、導入前に確認することをおすすめします。
これにより、担当者が手動でフォローアップする業務を減らし、承認業務のスピードが向上します。
5）閲覧・操作のアクセス権限を管理する
ワークフローツールでは、申請書の閲覧・操作ができる範囲をユーザーごとに制御できます。
申請内容は申請者と承認者以外には見えない設定にすることで、情報漏洩リスクを低減できます。
部署・役職・グループ単位でアクセス権限を設定でき、組織変更時にも管理者が権限を一元的に更新できます。
ユーザーの追加・削除・権限変更は管理画面から行えるため、担当者が変わった場合でも速やかに対応できます。
なお、Active Directoryや人事システムとの自動連携はワークフローツールや契約プランによって対応が異なるため、要件がある場合は導入前に確認が必要です。
6）スマートフォンから申請・承認する
クラウド型のワークフローツールの多くは、スマートフォン対応のアプリやモバイルブラウザを提供しており、外出先でも申請・承認を完了できます。
テレワークや直行直帰が増えた現在、承認者がPCの前にいなくても業務を止めずに処理できます。
また、交通費精算や出張申請など、外出先で発生する申請をその場で入力・送信できるため、オフィス帰社後のまとめ作業を削減できます。
スマートフォン向けにUIが最適化されているワークフローツールは、ボタンの配置や文字サイズが使いやすく設計されており、ITリテラシーが高くない担当者でも直感的に操作できます。
外出頻度の高い営業職や管理職が多い組織では、特に高い効果が期待できるでしょう。
7）申請データを一覧管理・エクスポートする
ワークフローツールでは、すべての申請データがシステム上に蓄積され、一覧表示・検索・絞り込みで必要な情報をすぐに参照できます。
申請件数・承認状況・処理にかかった日数などのデータをCSV形式などでエクスポートできるワークフローツールが多く、Excelで集計・分析に活用することが可能です。
過去の申請履歴を検索して参照できるため、監査対応や問い合わせへの回答がスムーズになります。
なお、会計ソフトや人事システムなど外部システムへの自動データ連携は、ワークフローツールや契約プランによって対応範囲が大きく異なります。
外部システム連携を重視する場合は、対応しているAPIやiPaaSの種類を導入前に確認することをおすすめします。
ワークフローツールを導入する5つのメリット
ワークフローツールの導入は、単なる業務のデジタル化にとどまらず、組織全体の生産性向上や内部統制の強化につながります。
現場担当者から経営層まで、幅広い層にとってメリットがあります。
以下では、代表的な5つのメリットについて詳しく解説します。
1）申請から決裁までの時間を短縮できる
ワークフローツールを導入することで、申請から最終承認までのリードタイムを短縮できます。
従来の紙やメールによるフローでは、承認者が不在だと業務が止まり、数日から数週間かかることもありました。
ワークフローツールでは申請と同時に承認者へ通知が届くため、処理スピードが向上します。
モバイル対応のワークフローツールであれば、外出先や在宅勤務中でもすぐに承認できます。
急ぎの購買申請や出張申請を当日中に処理できる環境が整うことで、ビジネスのスピードに合わせた意思決定が可能になります。
2）紙・印刷・保管にかかるコストを削減できる
ワークフローツールの導入によって、紙の申請書・印刷・コピー・郵送・ファイリングなどにかかる直接コストを削減できます。
書類の保管スペースや保管用キャビネットのコストも不要になります。
間接コストとして、書類の作成・回収・仕分け・スキャンに費やしていた事務担当者の工数削減も見込めます。
クラウド上で書類を管理することで、必要な書類をすぐに検索・参照できるようになり、資料探しの時間も短縮されます。
ペーパーレス化は環境負荷の軽減にもつながるため、ESGやSDGsの取り組みとしてアピールできる側面もあります。
3）入力ミスや承認漏れを防止できる
ワークフローツールでは、フォームの入力必須設定やバリデーション機能によって、記入漏れや書き間違いを事前に防ぐことができます。
承認者への通知が自動で届くため、承認依頼の見落としリスクを大幅に低減できます。
リマインド機能を備えているワークフローツールでは、一定時間承認されていない申請に自動で通知が送られ、担当者が手動でフォローする手間を省けます。
条件分岐に対応するワークフローツールでは、複雑な承認フローも設定した通りに正確に動作するため、ルール違反の承認が行われるリスクを低減できます。
ヒューマンエラーが原因のトラブルを減らすことで、内部監査や法令対応にかかる工数を削減できます。
4）外出先やテレワーク中でも承認できる
ワークフローツールを導入することで、承認者がオフィスにいなくても申請処理を進めることができます。
スマートフォンやタブレットから承認操作ができるため、出張中・在宅勤務中・移動中でも業務を止めずに対応できます。
これにより、「上長が不在のため申請が進まない」という状況を解消でき、ビジネスの機動力が向上します。
特にテレワークが定着した現在、リモートでの承認対応は企業の生産性を維持するための重要な機能になっています。
複数拠点を持つ企業や、出張が多い企業では特に大きな効果が期待できます。
5）承認履歴を残して内部統制を強化できる
ワークフローツールでは、申請・承認・却下などすべての操作が自動でログとして記録されます。
誰が・いつ・どのような内容を申請し・誰が承認したかという履歴が明確に残るため、不正行為の抑止力になります。
内部監査や税務調査の際にも、必要な証跡をすぐに検索・提出できるため、対応コストを大幅に削減できます。
業務の透明性が高まることで、組織内のガバナンス体制が強化され、コンプライアンス対応にも貢献します。
ワークフローツールを導入する際の5つのデメリット・注意点
ワークフローツールは多くのメリットをもたらす一方で、導入・運用にあたって注意すべき点もあります。
事前にデメリットを理解しておくことで、選定や導入プロセスでの失敗を防ぎやすくなります。
以下では、代表的な5つのデメリット・注意点について詳しく解説します。
1）初期設定や社内浸透に時間と工数がかかる
ワークフローツールの導入には、現在の申請書・承認経路の洗い出しや、システム上でのフォーム設計・承認フロー設定といった準備作業が必要です。
特に部署ごとに異なる承認ルールが存在する企業では、要件整理だけでも相応の時間がかかります。
設定が完了した後も、操作方法を社内に周知して実際に使ってもらえるようになるまでには、マニュアル整備や説明会の実施など定着化の工数が発生します。
準備を怠ると「導入したのに使われない」という状態に陥りやすいため、スケジュールには余裕を持たせることが重要です。
2）既存の複雑な承認フローに完全対応できない場合がある
製品やプランによっては、多段階の条件分岐や部署をまたぐ特殊な承認ルールに、標準機能だけでは対応しきれないケースがあります。
無料プランや低価格帯のSaaSでは特に、承認経路のカスタマイズ範囲に制限があることが多く、自社の細かい運用ルールをそのまま再現できない可能性があります。
複雑なフローを実現したい場合は、上位プランへの変更やカスタム開発、あるいはPower Automateのような柔軟な自動化基盤を使った構築が必要になることがあります。
3）システム障害やベンダー都合による業務停止リスクがある
クラウド型のワークフローツールは、提供元のシステム障害やメンテナンスが発生すると、その間は申請・承認業務が止まってしまう可能性があります。
また、サービスの仕様変更や料金改定、提供終了といったベンダー都合の変化に自社の運用が左右される「ベンダーロックイン」のリスクも考慮しておく必要があります。
重要な業務で利用する場合は、稼働率（SLA）やサポート体制、障害時の代替手段まで確認しておくと安心です。
4）ITリテラシーが低い組織では定着しにくい
操作が直感的でないワークフローツールを導入すると、申請者・承認者ともに使い方に戸惑い、結局は紙やメールでのやり取りに戻ってしまうことがあります。
特に、幅広い年齢層や職種の従業員が利用する企業では、画面のわかりやすさや通知の見やすさが定着のカギを握ります。
テンプレートの標準UIをそのまま使うだけでなく、自社の業務に合わせた画面設計を行うことで、定着率を高められます。
5）ランニングコストが継続的に発生する
多くのワークフローツールは月額課金制のため、利用ユーザー数や機能追加に応じてランニングコストが継続的に発生します。
初期費用を抑えられる無料プランやMicrosoft 365のような既存ライセンス活用型でも、利用範囲が広がれば有料プランへの移行や追加ライセンスが必要になる場合があります。
導入時のコストだけでなく、運用開始後数年単位でのトータルコストを見積もっておくことが重要です。
ワークフローツールおすすめ8選
ワークフローツールは種類が多く、自社の規模や業務内容・利用中のシステム環境によって最適な選択肢が異なります。
ここでは、機能・使いやすさ・連携性を総合的に評価したおすすめワークフローツールを8つ紹介します。
自社の環境やニーズに照らし合わせながら検討してみてください。
| 製品名 | 提供元 | タイプ | 価格帯の目安 | こんな企業におすすめ |
|---|---|---|---|---|
| SharePoint＋Power Automate | Microsoft | グループウェア・業務基盤活用型 | M365ライセンスに含まれる場合が多い | すでにM365を導入し、業務ルールに合わせて柔軟に構築したい企業 |
| ジョブカンワークフロー | 株式会社DONUTS | 専用SaaS型 | 月額制・低コストから開始可能 | ジョブカン他サービスと申請業務を一元化したい中小企業 |
| X-point Cloud | 株式会社エイトレッド | 専用SaaS型（オンプレ版あり） | 要問い合わせ | 複雑な承認経路やLDAP連携が必要な数百〜数千人規模の企業 |
| コラボフロー | 株式会社コラボスタイル | 専用SaaS型 | 月額500円台〜／ユーザーから可能 | 既存のExcel帳票をそのまま電子化したい中小〜大企業 |
| kickflow | 株式会社kickflow | 専用SaaS型 | 要問い合わせ（個別見積） | シンプルな操作性を重視する中堅〜大企業・成長中スタートアップ |
| SmartDB | 株式会社ドリーム・アーツ | 業務基盤（ノーコード型） | 要問い合わせ | 業務アプリ・文書管理も一元化したい大企業 |
| Garoon | サイボウズ株式会社 | グループウェア一体型 | 要問い合わせ | 日常業務ツールと申請業務を統合したい大規模組織 |
| バクラク申請 | 株式会社LayerX | 専用SaaS型（経理特化） | 要問い合わせ | 経費精算・請求書処理をAI-OCRで効率化したい企業 |
※価格は変更される場合があるため、最新情報は各社公式サイトでご確認ください。
1）SharePoint＋Power Automate
SharePointとPower Automateは、Microsoft 365に含まれるサービスであり、多くのプランで基本的なワークフローを追加ライセンスなしで構築できます（複雑なフローや一部プレミアムコネクタの利用には別途ライセンスが必要な場合があります）。
SharePoint Listsで申請フォームと管理項目を作成し、Power Automateで承認フローや通知を自動化することで、自社の業務ルールに完全に沿ったワークフローを実現できます。
既存のTeams・Outlook・OneDriveとシームレスに連携できる点も大きな魅力で、社員が普段使い慣れたツールの延長線上で申請・承認できます。
ただし、設計・構築には一定の専門知識が必要であり、社内だけで対応が難しいケースも少なくありません。
そのような場合は、専門会社への相談が近道です。
私たち株式会社BITSCRATCHでは、SharePointを活用した社内ポータルサイト構築・ワークフロー設計の支援実績を持ち、ヒアリングから設計・開発・運用改善まで一貫して対応しています。
SharePointでの承認ワークフロー構築・申請フォーム設計に課題を感じている方は、サービス資料ダウンロードページやお問合せフォームからお気軽にご相談ください。
Microsoft 365をすでに導入している企業にとって、SharePoint＋Power Automateは非常にコストパフォーマンスの高いワークフローツールです。
2）ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローは、株式会社DONUTSが提供するクラウド型のワークフローサービスです。
申請フォームの作成・承認経路の設定・スマートフォン対応など、ワークフローに必要な機能を一通り備えています。
ジョブカンシリーズの他サービス（勤怠管理・給与計算など）と連携できるため、労務管理と申請業務を一元化したい企業に適しています。
月額制で低コストから始められ、中小企業でも導入しやすい料金体系が特徴です。
テンプレートも豊富で、導入初期の設定コストを抑えられます。
3）X-point Cloud
X-point Cloudは、株式会社エイトレッドが提供するクラウド型ワークフローシステムです。
大企業での利用実績も豊富で、複雑な承認経路や高度な条件分岐への対応力が強みです。
申請フォームの自由度が高く、既存の紙帳票を忠実に再現した電子フォームを作成できる点が多くのユーザーから評価されています。
LDAP/Active Directoryと連携した組織情報の同期にも対応しており、数百人〜数千人規模の企業でも安定した運用が可能です。
オンプレミス版も提供しているため、クラウド利用に制約がある企業でも導入できます。
4）コラボフロー
コラボフローは、Excelで作成した申請書をそのままWeb上のフォームとして活用できる点が最大の特徴です。
既存のExcel帳票をほぼそのまま電子化できるため、帳票設計の工数を大幅に削減でき、現場担当者が違和感なく移行しやすいメリットがあります。
Microsoft 365やGoogle Workspaceとの連携にも対応しており、既存のシステム環境を活かしながら段階的にワークフローをデジタル化したい企業に向いています。
中小企業から大企業まで幅広い規模での導入実績があり、サポート体制も充実しています。
5）kickflow
kickflowは、シンプルな操作性と直感的なUIを強みとするクラウド型ワークフローツールです。
ITに詳しくない担当者でも設定・操作がしやすいように設計されており、導入から稼働まで短期間で進められます。
申請フォームの作成・承認経路の設定・通知の自動化などの基本機能を備えており、Slack・Microsoft Teams・Google Workspaceとの連携にも対応しています。
スモールスタートから始めたい中小企業や、ワークフローツールを初めて導入する組織におすすめのワークフローツールです。
無料トライアルが用意されており、導入前に実際の操作感を確認できます。
6）SmartDB
SmartDBは、株式会社ドリーム・アーツが提供するエンタープライズ向けのデジタル業務基盤です。
ワークフロー機能に加え、業務アプリケーションの構築・文書管理・データベース管理を一元化できる点が特徴です。
ノーコード・ローコードで複雑な業務プロセスを設計できるため、IT担当者が少ない企業でも柔軟に業務システムを構築できます。
大企業を中心に導入実績が多く、大規模組織の複雑な承認フローやセキュリティ要件にも対応できる堅牢な設計が評価されています。
7）Garoon
Garoonは、サイボウズ株式会社が提供するグループウェアで、ワークフロー機能を標準搭載しています。
スケジュール管理・掲示板・ファイル管理などのグループウェア機能とワークフローを一体で提供しており、申請業務と日常業務のツールを統合したい企業に適しています。
承認経路の柔軟な設定や代理承認機能など、実務に必要な機能を網羅しており、国内企業向けの使いやすさに定評があります。
大規模組織での運用実績も豊富で、数千人規模の企業でも安定稼働しています。
kintoneとの連携によって業務アプリとの連動も可能です。
8）バクラク申請
バクラク申請は、株式会社LayerXが提供する、経費精算・請求書処理に特化したクラウド型ワークフローサービスです。
AIによるOCR機能でレシートや領収書を自動読み取りし、経費申請の入力工数を大幅に削減できます。
インボイス制度・電子帳簿保存法への対応も整っており、法令要件を満たしながら経理業務を効率化できます。
承認フロー・仕訳・会計ソフトへのデータ連携まで一気通貫で対応しており、経理業務のDXを進めたい企業に特に向いています。
freee・弥生・マネーフォワードなど主要会計ソフトとの連携にも対応しています。
失敗しないワークフローツールの選び方
ワークフローツールは製品によって機能・価格・対応範囲が大きく異なります。
選定で失敗しないためには、自社の業務フローや利用環境を整理した上で、いくつかの重要な観点から比較検討することが重要です。
以下では、ワークフローツール選定時に押さえておくべき7つのポイントを解説します。
Microsoft 365や基幹システムと連携できるか
ワークフローツールを選ぶ際は、自社が利用しているシステムとの連携性を必ず確認してください。
Microsoft 365を導入している企業であれば、Teams・Outlook・SharePoint・Power Automateとの連携が重要な要件になります。
人事システムや会計ソフトとAPIで連携できるかどうかも、業務の自動化範囲に直接影響します。
連携が不十分だと、ツール間でデータを手動でコピーする二重入力が発生し、電子化のメリットが薄れてしまいます。
連携できるサービス一覧を確認し、自社の主要システムがカバーされているかどうかを事前に検証することが重要です。
自社の規模や承認ルールに対応できるか
自社の組織規模や承認フローの複雑さに対応できるかどうかは、ワークフローツール選定の重要な基準です。
数十名規模の中小企業と数千名規模の大企業では、必要な機能・処理件数・同時利用者数が大きく異なります。
承認経路が複数ある、金額によって承認者が変わる、複数の部署が連携する申請があるといった複雑なフローに対応できるか確認が必要です。
トライアル環境で実際に自社のフローを設定してみることで、機能の過不足を事前に把握できます。
将来の組織拡大や業務変化にも柔軟に対応できる拡張性があるかどうかも評価ポイントです。
申請者・承認者が迷わず操作できるか
どれだけ高機能なワークフローツールでも、現場の担当者が使いこなせなければ意味がありません。
申請フォームの入力のしやすさ・承認ボタンの配置・通知の分かりやすさなど、直感的に操作できるUIであるかどうかが重要です。
ITリテラシーが高くないユーザーが多い組織では、特に操作のシンプルさを重視してください。
スマートフォンからの操作にも対応しているかを確認することも重要です。
無料トライアルで実際に申請・承認の操作を体験し、現場担当者からのフィードバックを集めてから選定することをおすすめします。
権限管理・監査ログ・セキュリティは十分か
ワークフローツールには、申請内容や承認履歴といった機密情報が集積されるため、セキュリティ機能の充実は必須要件です。
アクセス権限を部署・役職・個人単位で細かく設定できるか確認してください。
シングルサインオン（SSO）への対応・IP制限・多要素認証などの認証機能も重要な評価ポイントです。
すべての操作が監査ログとして記録・検索できる機能があるか、ログの保存期間はどのくらいかも確認が必要です。
国際的なセキュリティ認証（ISO27001・SOC2など）を取得しているサービスは、セキュリティ基準が一定以上であることの目安になります。
初期費用から運用費まで総コストを比較する
ワークフローツールの費用は、初期費用・月額利用料・ユーザー数課金・サポート費用など複数の要素で構成されます。
カタログ上の月額料金だけで比較するのではなく、自社のユーザー数や利用規模に合わせた総コストを試算することが重要です。
初期設定やカスタマイズに外部費用が発生するか、担当者のトレーニング費用はどの程度かかるかも確認してください。
運用開始後の追加開発や仕様変更に対応できるか、対応した場合の費用感も把握しておくと、長期的なコスト計画が立てやすくなります。
無料・オープンソース・有料・自社構築の違いを理解する
ワークフローツールには、無料プランのSaaS・オープンソース（OSS）・有料サービス・自社構築などの様々な選択肢があります。
無料プランはユーザー数や機能に制限があることが多く、企業利用では有料プランへの移行が前提になるケースがほとんどです。
オープンソースは初期費用を抑えられますが、導入・保守に技術力が必要で、トータルコストが意外と高くなる場合があります。
有料サービスは機能・サポートが充実している反面、ユーザー数が増えると費用も増加します。
自社構築は既存ライセンスを活用してコストを抑えられますが、設計・開発の専門知識が必要です。
組織変更や運用開始後のサポートに対応できるか
ワークフローツールは導入して終わりではなく、組織変更・業務ルールの改訂・法改正などに合わせて継続的に運用・改善していく必要があります。
ベンダーのサポート体制として、電話・メール・チャットでの問い合わせ対応・ヘルプドキュメントの充実度・コミュニティの活発さなどを確認しましょう。
ユーザー自身が設定変更・フロー修正を行えるかどうか、管理画面の操作のしやすさも評価ポイントです。
特に担当者が交代しやすい組織では、引き継ぎを考慮したドキュメント提供や操作マニュアルのサポートが充実しているかどうかも重要な確認事項です。
Microsoft 365でワークフローを構築する方法
Microsoft 365を導入している企業にとって、SharePointとPower Automateを組み合わせたワークフロー構築は、追加コストを抑えながら柔軟な申請・承認システムを実現できるため、コストパフォーマンスに優れています。
既存のTeams・Outlook・OneDriveとネイティブに連携できるため、社員が普段使い慣れた環境の中でシームレスに申請・承認を行えます。
ここでは、自社で構築を進める場合の基本的な流れを8つのステップに分けて解説します。
尚、設計・構築にはPower AutomateやSharePointの知識が必要で、自社だけでは対応が難しいケースも少なくありません。
自社での構築が難しい場合は、専門会社への相談が近道です。
私たち株式会社BITSCRATCHでは、SharePointを活用した社内ポータルサイト構築・ワークフロー設計の支援実績を持ち、ヒアリングから設計・開発・運用改善まで一貫してサポートしています。
SharePointでの承認ワークフロー構築・申請フォーム設計に課題を感じている方は、サービス資料ダウンロードページやお問合せフォームからお気軽にご相談ください。
また、各ステップの詳しい設定手順については、「SharePointで承認ワークフローを作る方法【申請フォーム作成からPower Automate連携まで徹底解説】」という記事でも解説していますので、あわせてご覧ください。
1）SharePoint Listsで申請フォームと管理項目を作成する
最初のステップは、SharePoint Listsを使って申請フォームの項目を設計・作成することです。
申請種別・申請者名・申請日・申請内容・金額・承認状況などの列を定義し、入力フォームを作成します。
フォームは「Microsoft Forms」や「Power Apps」を組み合わせることで、より使いやすいUIにカスタマイズすることも可能です。
必須項目の設定や入力値の検証ルールを設けることで、入力ミスの発生を防ぎます。
リストに集約されたデータは後から集計・分析に活用できるため、管理項目の設計は丁寧に行うことが重要です。
2）SharePointに申請書類の保存先を用意する
申請書類として添付ファイルが発生する場合は、SharePointのドキュメントライブラリに保存先フォルダを用意します。
申請種別ごとにフォルダを分けておくことで、後からの参照・検索がしやすくなります。
アクセス権限の設定により、申請者と承認者のみが閲覧できる環境を整えましょう。
バージョン管理機能を活用することで、ファイルの更新履歴を追跡でき、誤って上書きした場合でも以前のバージョンに戻すことができます。
ライブラリの保存先パスはPower Automateと連携する際に必要になるため、あらかじめ整理しておくことが重要です。
3）Power Automateで申請を開始するトリガーを設定する
Power Automateでフローを新規作成し、SharePoint Listsに新しい項目が追加されたときに起動するトリガーを設定します。
「SharePointのアイテムが作成されたとき」というトリガーを選択し、対象のサイトとリストを指定します。
このトリガーにより、申請者がフォームを送信した瞬間にフローが自動で動き始めます。
フローの起動条件として、申請種別や金額などの条件を追加することで、特定の申請だけを処理対象にすることも可能です。
フロー全体の構造を事前に図式化しておくと、設定の抜け漏れを防ぐことができます。
4）承認者・承認経路・条件分岐を設定する
Power Automateの「承認」アクションを使って、承認者の指定と承認フローを設定します。
指定した全員の承認が必要な「すべてのユーザーが承認」や、指定した複数の承認者のうち最初に応答した1人の判断で結果が確定する「最初の応答」など、承認方式を選択できます。
条件分岐（Condition）を組み合わせることで、金額や部署によって承認者を自動で切り替える設定が可能です。
順次承認（Aが承認したらBへ）や並列承認（AとBに同時送信）も組み合わせてフローを設計できます。
設計が複雑になる場合は、フロー図を作成してから実装すると作業効率が高まります。
5）Teams・Outlookへの通知を設定する
承認依頼・承認完了・差し戻しなど、各ステップのタイミングでTeamsやOutlookへの通知アクションを設定します。
Teamsへの通知は「Microsoft Teamsへのメッセージを投稿する」アクションで設定でき、チャネルへの投稿や個人へのダイレクトメッセージ送信が可能です。
Outlook通知は「メールの送信（V2）」アクションを使用し、件名・本文・宛先を動的な値で設定できます。
通知メッセージには申請内容の要点や承認画面へのリンクを含めることで、承認者がすぐにアクションできる環境を整えます。
リマインド通知のために、タイムアウト設定や遅延アクションを活用することもできます。
6）承認結果をSharePointへ記録する
承認・否認の結果が確定したら、Power AutomateでSharePoint Listsの該当アイテムを更新し、承認状況・承認者・承認日時などの情報を記録します。
「SharePointのアイテムを更新する」アクションで、承認結果に応じたステータス値を書き込みます。
記録された承認履歴は管理者がSharePointのリストビューからいつでも参照でき、フィルタリングや集計にも活用できます。
ドキュメントライブラリと連携している場合は、承認済みフォルダへのファイル移動も自動化できます。
このログが監査証跡として機能するため、記録する情報の粒度は慎重に設計してください。
7）テストを実施してワークフローを公開する
フローの設定が完了したら、実際のデータを使ったテストを実施します。
申請→通知→承認→記録という一連の流れが正しく動作するか、条件分岐が意図通りに機能するかを確認します。
テストは複数のシナリオ（通常承認・差し戻し・金額条件による分岐など）で実施し、想定外の動作がないかを確認してください。
Power Automateのフロー実行履歴機能でエラーの詳細を確認できるため、問題発生時の原因特定がしやすい環境が整っています。
テスト完了後は、関係者向けのマニュアルを作成し、社内周知と合わせて運用を開始します。
8）必要に応じてPower Appsで申請画面をカスタマイズする
SharePoint Listsの標準フォームでは表現しきれない高度なUI要件がある場合は、Power Appsを使って申請画面をカスタマイズできます。
ドロップダウンの連動制御・条件によって入力項目を表示/非表示にする処理・カメラを使った領収書撮影機能など、標準フォームでは難しい実装が可能になります。
Power AppsはSharePoint Listsと直接連携しており、作成したアプリをTeams内に埋め込むことで、申請者がTeamsの画面を離れずに申請を完了できる環境を実現できます。
デザインの自由度が高い反面、実装難度も上がるため、構築工数とのバランスを考慮した判断が重要です。
ワークフローの導入・運用を成功させる6ステップ
ワークフローツールの導入を成功させるためには、ツールの選定だけでなく、事前準備と段階的な展開が重要です。
いきなり全社展開すると混乱が生じやすいため、計画的に進めることが成功の鍵になります。
以下では、導入から継続的改善までの6つのステップを解説します。
1）現在の申請書と承認経路を整理する
ワークフローツールを導入する前に、現在社内で使われているすべての申請書と承認経路を棚卸しすることが重要です。
どのような申請書が存在するか・それぞれの承認者は誰か・承認の条件はどのようなものかを整理します。
この作業を省略すると、ワークフローツール導入後に「この申請書が設定されていない」「承認経路が違う」といった問題が多発します。
申請書の種類が多い場合は、利用頻度・件数・業務への影響度でプライオリティをつけ、段階的に電子化する順序を決めておくと効率的です。
2）導入目的・対象業務・目標を決める
ワークフローツールの導入目的を明確にし、対象とする業務範囲と達成目標を事前に設定します。
「経費精算の処理時間を50%短縮する」「紙の申請書をゼロにする」「テレワーク中でも当日中に承認できるようにする」など、具体的な目標設定が重要です。
目標が曖昧だと、導入後の効果測定ができず、改善の方向性も定まりません。
対象業務は最初から全業務を対象にするのではなく、効果が出やすい申請業務に絞ってスモールスタートすることをおすすめします。
目的と目標を関係部署と共有し、プロジェクトの推進体制を整えてから着手しましょう。
3）ワークフローツールと構築方法を選定する
整理した申請フローと目標をもとに、最適なワークフローツールを選定します。
自社がMicrosoft 365を導入しているかどうか・IT担当者のスキルレベル・予算規模・必要な連携システムを考慮した上で、専用SaaSか自社構築かを判断します。
複数のワークフローツールを候補に絞ったら、無料トライアルや概算見積もりを取得して比較します。
導入ベンダーに相談する場合は、自社の要件を整理した一覧表を作成しておくと、提案内容のすり合わせがスムーズになります。
選定後は導入スケジュールと担当者を決め、プロジェクト計画書を作成します。
4）申請フォームと承認フローを設計・テストする
ワークフローツールの選定後は、申請フォームの項目設計と承認フローの設計を行います。
現場担当者にプロトタイプを確認してもらいながら設計を進めることで、実際の運用に合ったフローを作成できます。
設計が完了したら、テスト環境で一連のフロー（申請→通知→承認→記録）を実際に動かして確認します。
複数の承認パターンや例外的なシナリオもテストし、想定外の動作がないかを確認することが重要です。
現場担当者数名にテスト参加してもらい、操作のしやすさや通知の分かりやすさについてフィードバックを収集します。
5）一部の部署で試験運用して全社展開する
本格運用の前に、一部の部署や業務を対象に試験運用を実施します。
試験運用期間中に発生した問題・使いにくい点・設定の誤りを洗い出し、修正してから全社展開へ移行します。
一気に全社展開すると、問題発生時の対応コストが大きくなるため、段階的な展開が推奨されます。
試験運用中は担当者からのフィードバックを積極的に収集し、マニュアルや操作ガイドを整備します。
全社展開の際は、事前に社内周知を行い、操作説明会や動画マニュアルの提供でスムーズな定着を支援します。
6）利用状況を分析して継続的に改善する
ワークフローツールを運用開始した後は、利用状況や効果を定期的に分析し、継続的な改善を行います。
申請件数・平均承認時間・差し戻し率などのデータを収集し、ボトルネックになっている箇所を特定します。
承認待ちが長い申請がある場合はリマインド通知の設定を見直し、差し戻しが多い申請書はフォームの分かりやすさを改善します。
組織変更や業務ルールの変更に合わせてフローを更新することも重要です。
定期的に現場担当者の声を収集し、使い続けてもらえる環境を維持することが、長期的な導入効果の最大化につながります。
ワークフローツールに関するよくある質問
無料・オープンソース（OSS）のワークフローツールでも企業利用できますか？
無料プランのSaaSやオープンソース（OSS）のワークフローツールは企業利用も可能ですが、いくつかの点に注意が必要です。
無料プランの多くは利用ユーザー数・申請種別数・ストレージ容量などに上限があり、業務規模が拡大すると有料プランへの移行が必要になります。
OSSは初期費用を抑えられますが、サーバーの準備・インストール・保守・バージョンアップを自社で管理する必要があり、技術担当者のリソースが必要です。
セキュリティ面では、クラウドサービスの場合は提供会社のセキュリティ基準を確認し、OSSの場合は脆弱性対応が自社責任になる点を理解した上で選択することが重要です。
ワークフローツールの導入費用はいくらですか？
ワークフローツールの導入費用は製品・規模・カスタマイズ量によって大きく異なります。
クラウド型SaaSの月額利用料は、ユーザー1人あたり月額数百円〜数千円が相場で、初期費用が無料のサービスも多くあります。
すでにMicrosoft 365を導入している企業では、SharePoint＋Power Automateを活用することで追加のツール契約なしにワークフローを構築でき、月々の運用コストを抑えやすい点が強みです。
初期の設計・構築に費用が発生するケースもありますが、それ以降は既存のライセンス費用の範囲で運用できるため、長期的なコスト効率の高さが魅力です。
構築後の保守・運用費用や、機能追加・設定変更時のコストも含めたトータルコストで比較検討することをおすすめします。
ワークフローツールの市場シェアはどのように確認できますか？
ワークフローツールの市場シェアは、ITR・矢野経済研究所・Gartnerといった調査会社が定期的に発表するレポートで確認できます。
国内市場ではジョブカン・コラボフロー・X-point Cloudなどの名前が調査レポートに登場することが多いです。
また、ITツール比較サイト（IT review・ボクシルなど）のユーザー数ランキングや口コミも参考になります。
市場シェアは導入実績の多さの目安にはなりますが、自社のシステム環境や業務規模に合っているかどうかがより重要な選定基準です。
シェアよりも自社の要件との適合度を優先してワークフローツール選定を行うことをおすすめします。
既存のExcel申請書やデータを移行できますか？
既存のExcel申請書をワークフローツールに移行する方法はいくつかあります。
コラボフローのようにExcelの帳票フォーマットをそのまま活用できるワークフローツールでは、既存の書式に近い形で電子化できます。
一般的なクラウド型SaaSでは、Excelの書式は再作成する必要がありますが、入力項目の設計は既存帳票を参考にすることができます。
過去のExcelデータをCSV形式でインポートできるワークフローツールもあるため、移行時に過去データを引き継ぎたい場合は、データインポート機能の有無を事前に確認してください。
移行作業のボリュームが大きい場合は、専門会社へのサポート依頼も選択肢のひとつです。
SharePointだけで承認ワークフローを作成できますか？
SharePoint単体でも簡易的な承認ワークフローを作成することは可能ですが、自動通知・条件分岐・リマインドといった実用的な機能を実現するためにはPower Automateとの組み合わせが推奨されます。
SharePoint Listsのアイテム承認機能（承認済み・保留中・却下）は標準で利用できますが、通知や複雑なフロー制御はPower Automateで補完するのが現実的です。
Microsoft 365の各種プランにはPower Automateが含まれているため、追加費用なしで連携できるケースがほとんどです。
より高度なUIや複雑な業務ロジックが必要な場合は、Power Appsも活用することで柔軟な申請システムを構築できます。
SharePointの基本的な機能や使い方については、「SharePointとは？使い方や基本機能を初心者向けにわかりやすく解説！」という記事もあわせてご覧ください。
ワークフローの構築にはどのくらいの期間が必要ですか？
構築期間は、カスタマイズの深さと対象業務の複雑さによって大きく異なります。
クラウド型SaaSは初期設定がシンプルで、標準機能の範囲内であれば比較的短期間で稼働できるのが特徴です。
ユーザー設定・社内周知・試験運用まで含めると数週間〜1ヶ月以上かかることが多いですが、専用ツールならではの使いやすさで現場への定着を進めやすい面があります。
一方、Microsoft 365（SharePoint＋Power Automate）を活用して構築する場合、要件定義から設計・テスト・本番稼働まで丁寧に進めるため、1〜3ヶ月程度が一般的な目安です。
その分、自社の承認ルールや業務フローに完全に沿ったワークフローを実現でき、導入後の使い勝手や定着率が高くなる傾向があります。
専門会社に依頼することで、要件定義から構築・テストまでを効率的に進められ、期間を短縮しながら高品質なシステムを実現することも可能です。
自社構築と専門会社への依頼はどちらがよいですか？
自社構築は初期費用を抑えられる反面、設計・開発に時間がかかり、担当者のスキルによって品質にばらつきが生じます。
社内に専任のIT担当者やエンジニアがいる場合は、自社構築で対応できる場合もあります。
一方、IT担当者のリソースが少ない、業務要件が複雑、スピードが優先されるといった場合は、専門会社への依頼が効率的です。
専門会社は構築の実績とノウハウを持っているため、設計品質が高く、後から問題が発生しにくい傾向があります。
最終的には、コスト・スピード・品質のバランスと社内リソースの状況で判断することをおすすめします。
SharePointを活用したワークフロー・社内ポータルの構築なら株式会社BITSCRATCHへ
承認ワークフローの構築・運用において「Power Automateの設定が複雑でつまずいている」「フローは作れたが、申請フォームの使い勝手が悪く社員に定着しない」といった課題に直面している情報システム部門・業務改善担当の方は少なくありません。
そういった課題を抱えている場合は、プロに相談することも選択肢のひとつです。
私たち株式会社BITSCRATCHは、SharePoint Onlineを活用した社内システム構築に強みをもった企業です。
標準機能だけでは実現できない高いデザイン性と使いやすさを備えた仕組みづくりを得意としており、ヒアリングから要件定義・UX/UIデザイン・開発実装・公開後の運用サポートまで一貫して伴走します。
申請フォームの使いやすさは、承認ワークフローが社内に定着するかどうかを左右する重要な要素です。
申請者・承認者双方にとって直感的に操作できる画面設計や、構築後の利用状況を可視化する運用解析にも対応しており、「作って終わり」にせず社内に根付くまで継続的にサポートする体制を整えています。
SharePointでの承認ワークフロー構築・申請フォーム設計に課題を感じている場合は、サービス資料ダウンロードページやお問合せフォームからお気軽にご相談ください。
まとめ
ワークフローツールは、申請・承認業務のデジタル化によって業務効率の向上・コスト削減・内部統制の強化を実現する重要なシステムです。
専用SaaSから、Microsoft 365のSharePoint＋Power Automateを使った構築まで、選択肢は多岐にわたります。
自社の規模・利用環境・要件に合ったワークフローツールを選び、段階的に導入を進めることが成功の鍵です。