Microsoft Copilotの職場モードとWebモードの違いは？業務での使い分け8選も解説
Microsoft Copilot Chatでは、Work IQのオン・オフによって、Microsoft 365の業務データを回答に利用するかどうかを切り替えられます。
オンにするとアクセス権限のある業務データを参照でき、オフにするとMicrosoft 365全体を対象とした参照が停止します。
ただし、Web検索が有効な場合はWeb情報を利用できるほか、入力・添付した情報や一部の対応アプリ内の情報が使われる場合があります。
本記事では、Work IQをオンにした状態を「職場モード」、オフにした状態を「Webモード」と表記し、両者の違いや使い分け方を解説します。
Microsoft Copilotの職場モードとWebモードとは？
Microsoft Copilot Chatでは、Work IQのオン・オフによって、Microsoft 365の業務データを回答に利用するかどうかを切り替えられます。
本記事では、Work IQをオンにした状態を「職場モード」、オフにした状態を「Webモード」と表記します。
どちらのモードも同じCopilotのインターフェースから利用できますが、回答の根拠となる情報源が異なるため、業務の目的に応じて使い分けることが重要です。
以下では、それぞれのモードの概要を説明します。
職場モード｜業務データとWeb情報を参照する
従来「職場モード」と呼ばれていた機能は、現在のCopilot Chatでは主に「Work IQ」をオンにした状態に相当します。
Work IQをオンにすると、ユーザーがアクセスできるMicrosoft 365の業務データを参照して回答します。
また、Web検索が有効な環境では、必要に応じてWeb上の情報も利用します。
具体的には、OutlookのメールやTeamsのチャット、SharePoint上のドキュメント、OneDriveに保存されたファイルなどが参照対象となります。
回答は自分のアクセス権限の範囲内に限定されるため、他のユーザーがアクセスできないファイルの内容が表示されることはありません。
職場モードを利用するには、職場用のMicrosoftアカウントでサインインする必要があります。
Webモード｜Web情報や添付ファイルを中心に参照する
Webモードは、本記事においてWork IQをオフにした状態を指します。
Microsoft 365全体を対象とした業務データの参照は停止しますが、Web検索が有効な環境では、Bingを通じてインターネット上の情報を検索できます。
また、ユーザーが入力・添付した情報や、一部の対応アプリから取得した情報が利用される場合があります。
Web検索を利用した回答には参照元が表示されるため、情報の出典を確認しながら利用できます。
Microsoft Copilot Chatは、対象となるMicrosoft 365ライセンスを持つMicrosoft Entraアカウントのユーザーであれば、Microsoft Copilotの有料ライセンスを追加しなくても利用できます。
企業向けCopilot Chatには、Microsoft Copilotアプリやm365.cloud.microsoft/chatなどからアクセスできます。
市場調査や最新トレンドの把握、公開情報の整理など、社外の情報収集が必要な業務に適しています。
企業向けCopilot Chatでは、Work IQのオン・オフにかかわらずエンタープライズデータ保護が適用されます。
ただし、機密情報や個人情報の入力範囲については、社内ルールを定めておくことが重要です。
Microsoft Copilotの職場モードとWebモードが用意されている理由
Microsoft Copilot ChatでWork IQのオン・オフを切り替えられるのは、Microsoft 365全体を対象とした業務データの参照を行う場面と、参照を停止する場面を使い分けるためです。
以下では、2つのモードが用意されている主な理由を解説します。
社内情報とWeb情報を適切に使い分けるため
業務では、社内のドキュメントや過去のやりとりを参照したい場面と、インターネット上の最新情報を収集したい場面の両方が存在します。
例えば、社内規程の確認には職場モードが適しており、競合他社の動向調査にはWebモードが向いています。
Work IQをオンにすると、業務データとWeb情報の両方が回答に利用される場合があります。
そのため、回答に表示される出典を確認し、どの情報を根拠としているかを把握することが重要です。
業務の目的に合った回答を得やすくするため
Work IQのオン・オフを切り替えることで、Microsoft 365の業務データを回答に含めるかどうかを選択できます。
社内プロジェクトの資料を幅広く参照したい場合はWork IQをオンにし、Microsoft 365全体を対象とした業務データの参照を行わずに外部情報を調べたい場合はオフにするなど、目的に合わせて使い分けることが重要です。
なお、Web情報を利用できるかどうかはWeb検索の設定にも左右されます。
組織のデータを安全に取り扱うため
職場モードでは、Microsoft 365の既存のアクセス権限設定がそのまま適用されるため、自分が権限を持つデータのみが参照対象になります。
一方、Work IQをオフにすると、Microsoft 365全体を対象とした業務データの参照は停止します。
ただし、ユーザーが入力・添付した情報や、一部の対応アプリ内の情報は利用される場合があるため、機密情報の取り扱いには引き続き注意が必要です。
【比較表】Microsoft Copilotの職場モードとWebモードの違い8項目
職場モードとWebモードは、見た目は同じCopilotの画面でも、機能や制約において多くの違いがあります。
企業でCopilotを活用する際には、各モードの特徴を正確に把握したうえで、社内のライセンス状況や業務フローに合わせた使い分けを設計することが大切です。
以下に、職場モードとWebモードの主な違いを8つの項目でまとめた比較表を示します。
なお、職場モードとWebモードの違いを踏まえ、自社のMicrosoft 365環境や業務内容に適した使い分けを設計するには、Copilotに関する一定の知識が必要です。
自社での整理が難しい場合は、Microsoft 365やCopilotの活用に詳しい専門家に相談するのも有効な方法です。
私たち株式会社BITSCRATCHでは、企業ごとの業務内容や利用環境に合わせたMicrosoft Copilotの導入・活用を支援しています。
社内の業務フローやセキュリティ要件を踏まえたCopilotの活用設計にお困りの場合は、無料資料ダウンロードページから資料をダウンロードしていただくか、お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。
| 比較項目 | 職場モード | Webモード |
| 参照する情報 | Microsoft 365の業務データ＋Web情報（Web検索が有効な場合） | Web情報（Web検索が有効な場合）＋ユーザーが入力・添付した情報 |
| Microsoft 365との連携 | Microsoft GraphやWork IQを通じて幅広く連携 | 組織全体を対象とした連携は停止。一部のアプリ内情報などは利用可能 |
| アクセス権限 | ユーザーのアクセス権限が適用される | 添付ファイルやアプリ内情報にもアクセス権限が適用される |
| 情報源の表示 | 社内データやWeb情報の参照元を表示 | Web情報などの参照元を表示 |
| データの保護 | エンタープライズデータ保護が適用 | エンタープライズデータ保護が適用 |
| ライセンス | Microsoft Copilotの有料ライセンスが必要 | 対象のMicrosoft 365ライセンスがあれば追加料金なしで利用可能 |
| 適している業務 | 社内検索、会議要約、社内外の情報を使った資料作成 | 市場調査、競合調査、最新情報の収集 |
| 会話コンテキスト | 社内データを参照しながら継続利用しやすい | 外部情報の検索・単発利用に向く |
以降では、各比較項目の詳細を解説します。
1）参照する情報
職場モードでは、Microsoft 365に保存された組織内のデータを参照します。
また、Web検索が有効な環境ではWeb情報も利用できます。
具体的には、Outlookのメール、Teams上のチャットや会議記録、SharePointに格納されたドキュメント、OneDriveのファイルなどが対象となります。
これらは自分がアクセスできるデータに限定されており、他のユーザーの非公開ファイルは参照されません。
Web検索が有効な場合、WebモードではBingを通じてインターネット上の公開情報を参照できます。
ウェブサイト、ニュース記事、製品情報など、オンラインで一般公開されているコンテンツが回答の根拠となります。
Webモードでは、Microsoft 365全体を横断した業務データの参照は行いません。
ただし、ユーザーが入力・添付した情報や、一部の対応アプリ内の情報は利用される場合があります。
2）Microsoft 365との連携
職場モードはMicrosoft 365と連携し、Outlook、Teams、SharePoint、OneDriveなどに保存されたデータを、ユーザーのアクセス権限の範囲内で参照できます。
例えば、「先週のTeamsの会議内容をまとめて」という質問に対して、実際の会議記録を参照した回答が得られます。
また、「○○のプロジェクトに関連するドキュメントを探して」といったファイル横断型の検索も可能です。
Webモードでは、Microsoft 365全体を横断した業務データとの連携は停止します。
ただし、ユーザーが添付したファイルや、一部の対応アプリで開いている情報などを利用できる場合があります。
3）アクセス権限の適用範囲
職場モードでは、Microsoft 365に設定されている既存のアクセス権限がそのまま適用されます。
自分が閲覧権限を持っているファイルやメールのみが参照対象となり、権限のないデータは回答に含まれません。
ただし、共有設定が広範囲に設定されているファイルは意図せず回答に含まれる場合があるため、適切な権限管理が前提となります。
Webモードで添付ファイルや対応アプリ内の情報を利用する場合も、Microsoft 365に設定されているアクセス権限が適用されます。
4）回答内容と情報源の表示
職場モードで回答を得た場合、根拠となった社内ファイルやメール、Teams投稿へのリンクが回答とともに表示されます。
これにより、「どのドキュメントに基づいて回答したか」をすぐに確認でき、回答内容の正確性を確認しやすくなります。
Webモードでは、参照したウェブページのURLがリンク形式で表示されます。
インターネット上のどのページをもとにした回答かを確認できるため、情報の出典を確認したい場面でも活用しやすい設計です。
5）データの保護とAI学習への利用
企業向けCopilot Chatでは、職場用のMicrosoft Entraアカウントで利用する限り、職場モードとWebモードのどちらにもエンタープライズデータ保護が適用されます。
入力したプロンプトや生成された回答、参照した社内データは、基盤モデルの学習には使用されません。
6）利用できるアカウント・ライセンス
職場モードを利用するには、職場用のMicrosoftアカウント（組織のアカウント）でのサインインが必要です。
さらに、Work IQを利用してMicrosoft 365の業務データを幅広く参照するには、Microsoft Copilotの有料ライセンスが必要です。
Webモードに相当するCopilot Chatは、対象のMicrosoft 365ライセンスを持つMicrosoft Entraアカウントのユーザーであれば、Microsoft Copilotの有料ライセンスを追加しなくても利用できます。
7）適している業務
職場モードが適しているのは、社内のデータや蓄積された知識を活用する業務です。
例えば、社内マニュアルの検索、会議議事録の要約、プロジェクト関連ドキュメントの整理、メールの下書き作成などが挙げられます。
Webモードが適しているのは、最新の外部情報が必要な業務です。
市場調査、競合調査、業界トレンドの把握、法改正情報の確認など、インターネット上の公開情報にアクセスすることが求められる場面に向いています。
8）チャット履歴・継続利用のしやすさ
職場モードでは、Microsoft 365の業務データを参照しながら継続的に会話を進められるため、過去のやり取りや関連する社内情報を踏まえた業務に向いています。
一方Webモードは、Web検索やユーザーが入力・添付した情報を中心に活用するため、単発の調べ物や外部情報の収集に適しています。
なお、チャット履歴の保存や表示の仕様は、利用するサービスや設定によって異なる場合があるため、最新のMicrosoft公式情報を確認してください。
【目的別】Microsoft Copilotの職場モードとWebモードの業務での使い分け8選
Copilotを実際の業務で活用するには、どの場面で職場モードとWebモードを使うのかを決めておく必要があります。
ここでは、企業でよくある8つの業務を取り上げ、それぞれに適したモードと使い方を紹介します。
モードの使い分けを含めたCopilotの実践的な活用事例については、「Microsoft 365 Copilotの活用事例22選【Teams・Excelの便利な使い方も解説】」という記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
1）社内規程やマニュアルを検索する｜職場モード
就業規則、業務マニュアル、申請手順書など、社内に保存された規程類を検索する場面では職場モードが適しています。
SharePointやOneDriveに格納されたドキュメントに対して「○○の申請手順を教えて」と質問するだけで、該当箇所を含むファイルを参照した回答が得られます。
ただし、参照されるのはアクセス権限の範囲内のドキュメントに限られるため、必要なファイルへの権限設定が適切に行われていることが前提です。
社内文書の整備とアクセス権限の見直しとあわせて活用することで、情報検索の効率が大幅に向上します。
2）メールや会議内容を要約する｜職場モード
大量のメールや長時間の会議の内容を短時間で把握したい場合は、職場モードが役立ちます。
Outlookのメールスレッドを参照して「この件のやりとりを要点だけまとめて」と依頼したり、Teamsの会議記録をもとに「今日の会議で決まったことを箇条書きにして」と質問したりすることができます。
要約の精度を高めるためには、会議の文字起こし設定が有効になっているかを事前に確認しておくことが重要です。
3）社内資料をもとに文書を作成する｜職場モード
例えば、過去の提案書や報告書を参照して「同じ形式で今回の案件の提案書の草案を作って」と依頼することで、自社のスタイルや言い回しに合わせた文書の初稿を短時間で生成できます。
作成された文書はあくまで草案であるため、必ず内容を確認・修正したうえで使用することが重要です。
特に数値や固有名詞については、元のソースと照合する作業を怠らないようにしましょう。
4）プロジェクトの進捗を整理する｜職場モード
複数のプロジェクトが並行して進む場面では、Teamsの投稿やメール、SharePointのタスク管理ツールに散在した情報をCopilotに整理させることができます。
「○○プロジェクトの直近1週間の動きをまとめて」と職場モードで質問することで、関連するコミュニケーション履歴や更新されたファイルを参照した回答が得られます。
ただし、情報の網羅性はアクセス権限や参照できるデータ範囲に依存するため、重要な判断には必ず原本の確認を組み合わせることが推奨されます。
5）市場や業界の最新情報を調べる｜Webモード
「○○業界の最新トレンドを教えて」や「競合A社の最近の動向をまとめて」といった質問に対して、Bingを通じたウェブ検索の結果をもとにした回答が得られます。
回答には情報源のURLが含まれるため、気になる箇所は元の記事を確認しながら深掘りできます。
ただし、Webモードの回答はウェブ上の公開情報に依存するため、最新情報の正確性については必ず一次情報を確認することが重要です。
6）競合他社の商品・サービスを比較する｜Webモード
「○○と△△の価格と主な機能の違いをまとめて」と質問することで、ウェブ上の公開情報をもとにした比較表や要約を生成できます。
ただし、Copilotの回答が最新の仕様を正確に反映しているとは限らないため、重要な数値や仕様については公式サイトや発表資料での確認を併用することが大切です。
7）法改正や制度の最新情報を確認する｜Webモード
「最近施行された労働基準法の改正点を教えて」や「インボイス制度の最新の注意点を整理して」といった質問に対して、関連する公開情報をまとめた回答が得られます。
ただし、法令に関する情報に誤りがあると、業務上のリスクにつながります。
必ず官公庁の公式サイトを確認し、必要に応じて専門家にも相談してください。
8）社内情報と外部情報を組み合わせて企画を作る｜職場モード
Web検索が有効な環境で、市場の最新動向と自社の過去資料の両方を参照するよう指示すれば、Web情報と業務データを組み合わせた企画案を作成できます。
利用する際は、参照させたい社内資料や調査対象、期間などを具体的に指定し、回答に表示される出典を確認することが重要です。
Microsoft Copilotの職場モードとWebモードを切り替える手順
現在のCopilot Chatでは、画面上のWork IQボタンを操作することで、Microsoft 365の業務データを利用するかどうかを切り替えられます。
ただし、切り替えの手順や表示される項目は、利用環境やライセンスの状況によって異なる場合があります。
以下では、一般的な切り替え手順を順を追って説明します。
1）職場用アカウントでMicrosoft Copilotにサインインする
Work IQを利用するには、職場用のMicrosoftアカウント（Microsoft Entraアカウント）でサインインする必要があります。
個人用Microsoftアカウントで利用するCopilotは、企業向けCopilot Chatとは別のサービスであり、Work IQは利用できません。
m365.cloud.microsoft/chatにアクセスするか、Microsoft Copilotアプリを起動し、組織のメールアドレスとパスワードを使ってサインインしてください。
サインイン中のアカウントが職場用か個人用かわからない場合は、画面右上のアカウントアイコンから確認できます。
2）Copilot Chatの画面を開く
サインイン後、Copilot Chatの画面を開きます。
m365.cloud.microsoft/chatにアクセスする方法のほか、Microsoft CopilotアプリやTeamsからCopilot Chatを開く方法もあります。
また、Windows 11の一部の環境ではタスクバーからCopilotにアクセスできる場合があります。
利用する環境によってCopilotへのアクセス方法が複数あるため、社内で統一された利用方法を案内しておくと、従業員が迷わずに使えるようになります。
企業で展開する際は、ブラウザ版とMicrosoft Copilotアプリ版のどちらを標準として使用するかをあらかじめ決めておくことが推奨されます。
3）画面上のWork IQトグルを確認する
Copilot Chatを開いたら、画面上部に表示される「Work IQ」ボタンを確認します。
Work IQがオンの場合はMicrosoft 365の業務データを利用でき、オフの場合は組織全体を対象とした業務データの参照が停止します。
表示位置やデザインは、利用しているアプリや更新状況によって異なる場合があります。
Work IQボタンが表示されていない場合は、職場用アカウントでのサインインやライセンスの状況、利用しているアプリや画面がWork IQに対応しているかを確認してください。
4）業務データを利用する場合はWork IQをオンにする
社内のメールや資料、会議内容などを参照したい場合は、Work IQをオンにします。
Microsoft 365全体の業務データを回答に利用したくない場合は、Work IQをオフにします。
インターネット上の最新情報を利用する場合は、必要に応じてWeb検索が有効になっているかも確認してください。
利用前にWork IQとWeb検索の設定を確認し、目的に合った参照範囲になっているかを確認することが重要です。
5）参照する情報を確認して質問を入力する
社内ドキュメントを参照させる場合は、Work IQをオンにしたうえで、対象のファイル名やプロジェクト名を具体的に指定します。
Web情報を検索させる場合は、Web検索が有効になっていることを確認し、調べたいテーマや時期を明示しましょう。
質問を送信する前に、入力内容に機密情報が含まれていないか確認することも大切です。
Microsoft Copilotの職場モードとWebモードを切り替えられない5つの原因と対処法
企業でCopilotを展開する際、「職場モードが表示されない」「モードを切り替えられない」といった問題が起こることがあります。
以下では、よくある5つの原因とそれぞれの対処法を解説します。
1）Microsoft Copilotの有料ライセンスが付与されていない
Work IQを利用してMicrosoft 365の業務データを幅広く参照するには、Microsoft Copilotの有料ライセンスが必要です。
Copilot Chat自体は対象のMicrosoft 365ライセンスに含まれますが、有料ライセンスがない場合はWork IQを利用できません。
ライセンスが付与されていない場合、職場モードが表示されないか、表示されても機能が制限されることがあります。
対処法としては、Microsoft 365管理センターでユーザーに割り当てられたライセンスを確認し、必要なライセンスが付与されているかをチェックしてください。
2）個人用アカウントでサインインしている
Microsoft Copilotで職場モードを利用するには、組織が発行した職場用アカウントでのサインインが必要です。
個人用のMicrosoftアカウント（hotmail.com、outlook.comなど）でサインインしていると、職場モードは表示されません。
対処法としては、Copilot画面右上のアカウントアイコンから現在のサインイン状態を確認し、個人用アカウントでサインインしている場合はいったんサインアウトしてください。
その後、組織のアカウント（〇〇@会社のドメイン）で再度サインインすることで職場モードが利用できるようになります。
3）管理者がCopilotアプリへのアクセスを制限している
企業のIT管理者がCopilotアプリへのアクセスを制限している場合、Copilot Chat自体を利用できないことがあります。
また、管理者がWeb検索を無効にしている場合は、Web情報を利用できません。
Microsoft 365管理センターで、Copilotアプリへのアクセス設定、ライセンスの割り当て、Web検索に関するポリシーなどを確認してください。
4）利用中の画面やアプリがWork IQに対応していない
利用しているアプリやCopilotの画面、更新状況によっては、Work IQボタンが表示されない場合があります。
対処法としては、まずブラウザからCopilot Chatにアクセスし、Work IQボタンが表示されるかを確認してください。
表示される場合は利用しているアプリが対応していない可能性があるため、別のアクセス方法を試してみてください。
5）ブラウザのキャッシュやアプリのバージョンに問題がある
ブラウザのキャッシュや古いアプリのデータが原因で、Copilotの画面が正常に表示されないことがあります。
対処法としては、ブラウザのキャッシュとCookieをクリアしてから再度アクセスしてください。
Microsoft Copilotデスクトップアプリを使用している場合は、アプリを最新バージョンに更新することで解消される場合があります。
それでも解決しない場合は、別のブラウザでm365.cloud.microsoft/chatにアクセスして動作を確認するか、IT管理者にサポートを依頼してください。
Copilot Chat・Microsoft Copilot（旧Microsoft 365 Copilot）・エージェントの違いは？
「Copilot」という名称を持つサービスは複数存在しており、それぞれ機能やライセンスが異なります。
以下では、主な3つのサービスの違いを解説します。
Copilot Chat｜対話形式で情報検索や文章作成ができる
Microsoft Copilot Chatは、ブラウザやMicrosoft 365のインターフェース上で利用できる、対話型AIアシスタントです。
Work IQのオン・オフによって業務データの参照範囲を切り替えるのは、主にこのMicrosoft Copilot Chatです。
Webベースのチャット（Webモード）は対象のMicrosoft 365サブスクリプションに含まれており、追加ライセンスなしで利用できます。
一方、Work IQを利用してMicrosoft 365の業務データを幅広く参照するには、Microsoft Copilotの有料ライセンスが必要です。
まずはWebモードを試し、必要な機能を確認したうえで職場モードの導入を検討すると、段階的に進められます。
Microsoft Copilot｜業務データやアプリと幅広く連携できる
Microsoft Copilot（旧Microsoft 365 Copilot）は、Work IQを通じてMicrosoft 365の業務データを活用できる有料のAIアシスタントです。
WordやExcel、PowerPoint、Outlook、Teamsなどのアプリでも、高度な業務支援機能を利用できます。
各アプリを使いながらその場でCopilotに指示を出せるため、業務フローを中断せずに活用できることが特徴です。
例えば、Wordで文書作成中に「このドキュメントを要約して」と指示したり、Excelで「このデータをグラフで可視化して」と依頼したりすることができます。
利用にはMicrosoft Copilotの有料ライセンスが必要であり、組織内でライセンスを管理・割り当てる体制が求められます。
Copilotエージェント｜特定の業務や処理を自動化できる
Copilotエージェントは、特定の業務シナリオに特化して繰り返しの作業や複数ステップの処理を自動で実行できる機能です。
例えば、問い合わせ対応の自動化、データ収集と報告書の生成、社内ナレッジベースへの自動回答など、特定のプロセスを継続的に処理するシナリオに対応します。
Copilotエージェントには、特定の情報を検索・回答するものから、定義されたルールやトリガーに基づいて複数の処理を自律的に実行するものまで、さまざまな種類があります。
Copilotエージェントの具体的な活用事例や設定の進め方については、「Copilotエージェントとは？企業の活用事例5選から使い方まで徹底解説！」という記事で詳しく紹介しています。
Microsoft Copilotの職場モードとWebモードの安全性は大丈夫なの？
職場モードでは社内の重要なデータにアクセスするため、情報漏えいやデータの不適切な利用が起きないか不安を感じる方も多いでしょう。
企業向けCopilot Chatでは、職場モードとWebモードのどちらにもエンタープライズデータ保護が適用され、プロンプトと回答は基盤モデルの学習には使用されません。
ただし、参照する情報の範囲には違いがあるため、安全に利用するにはそれぞれの仕組みを理解しておくことが重要です。
職場モードとWebモードの主な違いを、セキュリティの観点から比較すると次のとおりです。
| セキュリティ項目 | 職場モード | Webモード |
| Microsoft 365全体の参照 | あり | なし |
| 入力・添付した業務情報の利用 | あり | あり |
| エンタープライズデータ保護 | 適用 | 適用 |
| 基盤モデルの学習への利用 | プロンプト・回答は使用されない | プロンプト・回答は使用されない |
| 管理者による制御 | Microsoft 365管理センターなどから設定可能 | Microsoft 365管理センターなどから設定可能 |
Microsoft Copilotを安全に活用するには、アクセス権限の設定や社内データの共有範囲を確認し、入力してよい情報や利用方法に関する社内ルールを整備する必要があります。
自社での対応が難しい場合は、Microsoft 365のセキュリティやCopilotの運用に詳しい専門家に相談するのも一つの選択肢です。
私たち株式会社BITSCRATCHでは、Microsoft Copilotを安全に活用するための導入・運用を支援しています。
セキュリティ上の不安を解消しながらCopilotを活用したい場合は、無料資料ダウンロードページから資料をダウンロードしていただくか、お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。
Microsoft Copilotの導入時には、システム上の設定だけでなく、従業員が守るべき利用ルールを明確にし、継続的に見直すことが大切です。
職場モードで社内データを扱う際の具体的なリスクや対策については、「Microsoft 365 Copilotの情報漏洩リスクとは？事例や安全に使うための対策を解説」という記事で詳しく解説しています。
Microsoft Copilotの職場モードとWebモードの違いに関するよくある質問
Copilotは社内のファイルをすべて閲覧できますか？
Microsoft 365の既存のアクセス権限設定がそのまま適用されるため、権限のないファイルや他のユーザーの非公開ドキュメントを閲覧することはできません。
ただし、共有設定が意図せず広範囲に設定されているファイルは、参照対象に含まれてしまう可能性があります。
そのため、Copilotを導入する前にSharePointやOneDriveのアクセス権限設定を見直し、不必要に広い共有設定になっているドキュメントを整理しておくことが重要です。
Webモードから社内情報が漏れることはありますか？
Webモードでは、Microsoft 365全体を対象とした業務データの参照は停止します。
ただし、ユーザーが入力・添付した情報や、一部の対応アプリ内の情報は回答に利用される場合があります。
職場用のMicrosoft Entraアカウントで利用するCopilot Chatにはエンタープライズデータ保護が適用され、プロンプトと回答は基盤モデルの学習には使用されません。
ただし、Web検索を利用する際にはプロンプトから生成された検索クエリがBingへ送信される場合があるため、機密情報や個人情報の入力範囲について社内ルールを整備することが重要です。
業務で個人用アカウントを使用しても問題ありませんか？
業務でCopilotを利用する際に個人用Microsoftアカウントを使用することは、基本的に推奨されません。
個人用アカウントでは、エンタープライズデータ保護（EDP）が適用されないため、入力した業務上の情報の取り扱いが職場アカウントとは異なります。
企業として安全にCopilotを活用するためには、組織が管理する職場用アカウントを使用することが前提です。
追加料金なしのCopilot Chatを会社で利用できますか？
対象のMicrosoft 365ライセンスを持つMicrosoft Entraアカウントのユーザーは、Microsoft Copilotの有料ライセンスを追加しなくてもCopilot Chatを利用できます。
このCopilot Chatでは、Web検索が有効な場合のWeb情報や、ユーザーが入力・添付した情報などを利用できます。
ただし、Work IQによるMicrosoft 365全体の業務データとの連携には有料ライセンスが必要です。
なお、個人用Microsoftアカウントで利用するcopilot.microsoft.comは、企業向けCopilot Chatとは別のサービスです。
まずは追加料金なしのCopilot Chatで使用感を確認し、必要な機能を整理してから有料ライセンスを検討するとよいでしょう。
職場モードを利用するにはライセンスが必要ですか？
Work IQをオンにしてMicrosoft 365の業務データを幅広く参照するには、職場用のMicrosoft EntraアカウントとMicrosoft Copilotの有料ライセンスが必要です。
一方、Work IQを利用しないCopilot Chatは、対象のMicrosoft 365ライセンスがあれば追加料金なしで利用できます。
対象のMicrosoft 365サブスクリプション（Microsoft 365 Business BasicやE3など）を保有している組織が、Microsoft Copilotのアドオンを追加することで職場モードを利用できます。
なお、WordやExcelでの高度な文書・データ作成支援、Teamsでの会議内容に基づく要約など、Microsoft 365アプリと業務データを幅広く連携させる機能にも、Microsoft Copilotの有料ライセンスが必要です。
ライセンス要件はMicrosoftのプラン変更によって変わる場合があるため、最新の情報はMicrosoftの公式サイトまたはMicrosoftパートナーに確認することを推奨します。
職場モードの回答精度が低いのはなぜですか？
原因の一つとして、参照対象となるドキュメントの整備不足が挙げられます。
SharePointやOneDriveに保存されているファイルの情報が古い、断片的、または適切な権限が設定されていない場合、Copilotが正確な情報を参照できず回答の質が下がります。
また、質問の仕方が曖昧な場合も回答精度に影響します。
社内ドキュメントの整備とプロンプト（質問文）の書き方の改善が、職場モードの活用効果を高める重要な取り組みです。
Copilotの回答精度を高めるプロンプトの書き方や使いこなすためのコツについては、「Microsoft 365 Copilotは役に立たない？使いこなすための8つのコツを解説」という記事で詳しく解説しています。
職場モードとWebモードはどちらを使うべきですか？
職場モードとWebモードのどちらを使うべきかは、行いたい業務の性質によって異なります。
社内の情報を参照して業務を進めたい場合は、Work IQをオンにします。
Microsoft 365全体の業務データを回答に利用せず、入力・添付した情報や、Web検索が有効な場合のWeb情報を中心に利用したい場合は、Work IQをオフにします。
社内情報とWeb情報の両方が必要な場合は、Work IQをオンにしたうえで、Web検索が有効になっていることを確認してください。
Microsoft Copilotの導入・活用にお悩みなら株式会社BITSCRATCHにご相談ください
Microsoft Copilotは、職場モードとWebモードを使い分けることで業務効率の大幅な向上が期待できる一方、社内のMicrosoft 365環境の整備やアクセス権限の見直し、従業員への利用ルールの整備など、導入や活用の定着に向けて、多くの項目を検討する必要があります。
「どこから始めればよいかわからない」「自社の環境でCopilotが使えるか確認したい」「社内ルールや推進体制をどう作ればよいか相談したい」といったお悩みを抱えている企業の担当者は、ぜひ私たち株式会社BITSCRATCHにご相談ください。
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まとめ
本記事では、Microsoft Copilotの職場モードとWebモードの違いについて、8つの比較項目や業務での使い分け例8選、切り替え手順、トラブル対処法まで解説しました。
職場モードに相当するWork IQオンでは、Microsoft 365の業務データを利用でき、会議要約や社内文書の活用に適しています。Web検索が有効な環境では、Web情報もあわせて利用できます。
Webモードに相当するWork IQオフでは、Microsoft 365全体を対象とした業務データの参照が停止します。Web検索が有効な場合は、市場調査や最新情報の収集にも活用できます。
2つのモードの特性を正確に理解し、業務の目的に応じて使い分けることが、Copilotを業務で最大限に活用するための基本です。
職場モードとWebモードの特徴を理解し、自社の業務やセキュリティ方針に合わせて活用していきましょう。